社外取締役との機密情報共有を高度化、リーガルテックVDRで取締役会の意思決定スピードとガバナンスを両立

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リーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：平井 智之）が提供する共同開発支援プラットフォーム「リーガルテックVDR」は、社外取締役との情報共有基盤として活用され、取締役会運営の効率化とガバナンス強化に寄与している。本事例では、上場準備を進める企業における社外取締役との情報共有の高度化を実現した取り組みを紹介する。
導入背景
当該企業では、社外取締役の増加に伴い、取締役会で扱う情報量および機密性が年々高まっていた。一方で、
・メール添付による誤送信リスク
・資料の版管理が煩雑化
・社外取締役の資料確認状況が把握できない
といった課題を抱えていた。

特に、M&A検討資料や資金調達関連資料など、後日の説明責任が問われる情報については、「誰に、いつ、どこまで開示したか」を明確に管理できる仕組みが求められていた。
リーガルテックVDRの採用理由

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リーガルテックVDRは、社外取締役との情報共有において以下の点が評価され、採用に至った。
・フォルダ・ファイル単位での詳細なアクセス権限設定により、閲覧のみ・ダウンロード不可といった制御が可能
・誰が・いつ・どの資料を閲覧したかを自動記録する監査ログ機能
・取締役会資料を常に最新版で一元管理できる仕組み
・国産VDRとして日本の法制度・内部統制要件に適合している点

これにより、社外取締役に対して必要十分な情報のみを安全に開示できる環境を構築できると判断した。
活用状況と効果
現在、同社では取締役会および指名・報酬委員会関連資料をリーガルテックVDR上で一元管理している。
社外取締役には「閲覧専用権限」を付与し、ダウンロードや印刷を制限することで、情報漏洩リスクを低減している。

また、監査ログにより社外取締役の資料閲覧状況を事前に把握できるようになり、
・未確認資料のフォロー
・説明が必要な論点の事前整理
が可能となった。

その結果、取締役会当日の説明時間は従来比で約30％削減され、議論の時間をより戦略的なテーマに充てられるようになった。加えて、後日の監査や内部検証においても、開示履歴を証跡として活用できている。
今後の展望
同社では今後、社外取締役との情報共有にとどまらず、外部専門家やアドバイザーとの連携においてもリーガルテックVDRの活用範囲を拡大していく方針である。
重要な経営判断を支える情報基盤として、リーガルテックVDRを中核に据え、より高度なガバナンス体制の構築を目指す。

製品ページ：https://www.legaltechvdr.jp/
お問合せ：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/
会社概要
会社名：リーガルテック株式会社
設立：2021年3月
資本金：3億7,900万円（資本準備金含む）
代表取締役社長：平井 智之
所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F
URL：https://www.legaltech.co.jp/
事業概要：特許調査・発明抽出プラットフォーム「MyTokkyo.Ai」、自社専用AIプラットフォーム「AI IPGenius」、共同開発支援プラットフォーム「リーガルテックVDR」の開発・提供

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