ここぞという時に活用! ビジネスパーソンのための業務集中術

　締め切り間近の重い企画書、重要なプレゼン前の提案書作成など、集中力MAXで対応したいシーンがビジネスマンには度々あります。内容を整理したり、気合いでの乗り切るのも良いですが、仕組みを活用して乗り切るのも効果・期待値が大です。

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　私はそんな時には、「ポモドーロテクニック」を活用したり、他者と刺激し合う「作業ソン」の開催で乗り切ったりしています。

　この2つのテクニックによる「時間配分術」や、「他者との間接的な共創術」についてご紹介します。

■ポモドーロテクニック

　ポモドーロテクニックとは、「25分間作業をし、5分間休憩」。このセットを4回繰り返し、長めの休憩を取る、というものです。

　人が集中できる時間について、15分周期という話があります。15分、30分、45分、60分、90分など。小学校の授業は45分ですし、大学の授業は90分ですね。集中力のMAXが90分という説もあります。

　ちなみに、ポモドーロとはイタリア語でトマトのこと。ポモドーロテクニックを考案したのは、イタリアのフランチェスコ・シリロというコンサルタント。5分刻みで最も集中力が保てる最適な時間を計測したところ、「25分」という結果になったそうです。

　作業がノリノリになって、没入・没頭できている時に25分で無理やりストップがかかったら、やりにくさを感じるかもしれません。しかし25分で作業をぶった切り、「作業を再開したい欲求」を限界まで高めながら5分休憩してから、作業再開をすると、ロケットスタート状態で25分を開始でき、作業効率はさらに高まるそうです。

　試してみると、25分というのはあっという間です。「1ポモドーロ＝25分」で考え、「この作業は何ポモドーロでできるか？」と試算しながら取り組むと、時間力を養うことにも繋がります。

■作業ソン

　この言葉を聞いたことがある方は、あまりいないかと思います。Webライターの「佐々木ゴウ」さんという方が提唱し、実践されているもので、シンプルにいうと「共同自習会」です。

　「ハッカソン」や「アイデアソン」は聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。どちらの語尾にもある「ソン」とはマラソンのソン、共同で、ある程度のロングランなターム（半日から数日）で何かを行う為です。

　ハッカソンとは、3-4人のチームでソフトウェアのプログラミングなどを1-2日ほど集中して共同で行い、プログラムのプロトタイプを完成させるもの。アイデアソンも同じく、半日・1日ほどチームでテーマに対するアイデア出しあい、アクションに踏み出せるようなアウトプットを生み出すものです。

　一方、作業ソンはハッカソンなどのように、チームを組んで皆と何かを作り上げるというものではありません。個々にそれぞれがしたい課題や業務を持ち寄り、会の開始前に「今日はこの作業を終える」と宣言、スタートしたら黙々と作業を個別に行うというものです。黙々と作業をしている同志を目の当たりにして、刺激を受けながら、作業を進めます。

　作業ソンでも、先ほどご紹介したポモドーロテクニックを使います。5分休憩時に自分の取り組みで、人に意見が聞きたいことなどを話したりもします。

　3-4ポモドーロ終えた後、作業結果をシェアして終了。アウトプットを見せ合ったりして、フィードバックをもらったり交流を深めたりもします。

■テクニックの使い分け

　私の場合、通常の作業については、ポモドーロテクニックを使ってこなしています。タイマーはスマホの時計でも良いですし、キッチンタイマーでも良いのですが、ポモドーロタイマーのスマホアプリもあります。何個かあるのですが、私は「Focus To-Do」というアプリの有料版（240円）を使っております。このアプリは単純なタイマー機能に加えて、タスク管理や効果測定もできるのでとても便利です。

　そして、重要だけど緊急でない作業（内省やスケジューリング、読書など）、種まき的な作業について、作業ソンを主催して行うことが多いです。作業ソンの場合、最小で2人からできますので、共に高め合う仲間を数人確保しておくと便利です。

　ポモドーロテクニックや作業ソンについて、慣れるまでは集中力高まった後の疲労感もかなりありますが、アウトプットの磨かれた感もとても強いので、習慣的に行ってみることをオススメします。（記事：福島だいすけ・記事一覧を見る）