インフォマート、「サミットストア」を124店舗展開するサミット、「BtoBプラットフォーム　請求書」の導入で毎月1000通発行していた手書きの請求書のデジタル化に成功

■小売業ならではの販売報奨金請求に必要な返還インボイス対応も完了

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート<2492>(東証プライム)は10月2日、同社が提供する「BtoBプラットフォーム　請求書」が、サミット(本社:東京都杉並区)に導入されたと発表。

■サミットより伺った導入理由・効果等

　(取材協力=執行役員経理部マネジャー/経理部担当者) 　「BtoBプラットフォーム　請求書」導入前の課題

　サミットでは当時、取引先の約550社に対して毎月およそ1500通の請求書を発行しており、インボイス制度の開始後に、請求書の発行作業における業務負荷の増加に対応できないことが予想された。

　そこで、業務負荷が大きかった「メーカーや卸売事業者等の取引先に対して毎月発生する販売報奨金の請求」と「スーパー内に入居する100円ショップやクリーニング店等のテナントに対する賃料や電気代等、ビルマネジメントに関する請求」といった2つの請求書のデジタル化を考えた。

　特に、リベートとも呼ばれる販売報奨金は、売上に対する一部の額を取引先から報奨金として割り戻しするもので、取引先ごとに発生しており、請求書の発行数は全社で毎月1000通にものぼる。

　これまで販売報奨金の請求に関しては、同社が用意した複写式4枚綴りの請求書にサミット商品部の担当社員、もしくは取引先の担当者が請求内容を手書きで記入し、サミット商品部のマネジャーが内容を確認して承認印を押印。その後、経理部で確認した後、請求書を作成した担当社員が取引先へ郵送か手渡しで発行していた。その発行作業と同時に経理部では、基幹システムへ請求情報を1枚ずつ手入力していた。

　また、発行元の商品部では、4枚綴りの請求書のうち、控えと入金確認があった際の確認用として2枚を保管しなければならず、全体では毎月段ボール1箱分の量にまでかさばっており、請求書業務のデジタル化対応は、かねてからの課題だった。

■導入の決め手

　「BtoBプラットフォーム　請求書」はサービス開始の頃から知っていたし、コスト面のメリットと、利用企業数が多い実績の高さにブランド力を感じた。また、今後の同社のデジタル化を見据えたときに、請求書の受け取りでも利用できる等、利便性の高さも魅力に感じ、インボイス制度の開始を前にシステムの導入を決断した。

■導入効果

(1)デジタル化により手書きの請求書がなくなり、ペーパーレスを実現

　導入後は、取引先も利用できる請求書発行用のエクセルフォーマットを作成し、それに請求書情報を打ち込んでCSVデータで出力し、「BtoBプラットフォーム　請求書」に取り込む形で運用している。手書きの請求書がなくなったことで毎月発行していた1000通分のペーパーレス化に成功した。また、エクセルフォーマットを利用する運用にしたことで、入力すべき必須項目が見た目でわかるようになり、以前発生していた抜け漏れが大幅に軽減された。

　業務の負担そのものも商品部、経理部ともに削減されている。特に経理部では、「BtoBプラットフォーム　請求書」上にアップロードされた情報を画面上で承認し、クリックひとつで請求書を発行。そのまま基幹システムにも連携できるようになったため、入力作業が一切なくなったことは大きな効果だった。

(2)ビルマネジメントに関する請求でもデジタル化に成功し、押印・郵送作業ゼロへ

　「ビルマネジメントに関する請求」に関しては、スーパー内に入居するテナントに対する賃料や電気代等、毎月約500通の請求書を発行していた。システム導入前は、担当部署が以前から使用する専用システムから請求書を作成し、各部での承認を経た後、経理部で確認して押印し、各部の担当者が郵送していた。

　「BtoBプラットフォーム　請求書」の導入後も担当部署内の専用システムへの入力業務はあるが、それ以降の業務フローはすべてデジタル化されている。経理部で毎月500回押していた押印作業がなくなっただけで、気分的にも体力的にも負担が減った。

■今後の展望

　これから基本的なルーティン業務は、すべてデジタル化もしくはAIが行う世の中になると考える。現在のあらゆる業務も時代に応じて、デジタル化する等、対応していく予定である。その際、システムを導入するかの判断は、コストメリットが良くなるものであり、なおかつ会社全体が良くなることが求められる。業務における課題と、システムを導入するタイミングを見極めたい。

　経理部としては、仕事の内容が本質的に変わっていくと考えている。より経営目線に立ち、会社が良くなる業務に注力していけるような仕事をしていきたい。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)

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