インフォマート、鹿児島県鹿屋市、「BtoBプラットフォーム　請求書」導入で年間約5万通届く請求書のデジタル化に着手

■業務で発生していた待ち時間や手間が大幅に削減

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート<2492>(東証プライム)は9月20日、同社が提供する「BtoBプラットフォーム　請求書」が、鹿児島県鹿屋市(所在地:鹿児島県鹿屋市　市長:中西　茂)に導入したと発表。

■鹿屋市より伺った導入理由・効果等(取材協力=総務部デジタル推進課担当者)

・「BtoBプラットフォーム　請求書」導入前の課題

　鹿屋市では2021年にスマートな鹿屋市役所の実現を目指し、「鹿屋市役所スマート化計画」を策定した。ここでは、デジタル技術やデータを活用したDXを推進して、「スマートな市民サービス」の充実を図るとともに、その受け皿となる「スマートな職場」づくりと、それを担う「スマートな職員」の育成を進めることが掲げられた。

　職場環境を見てみると、紙の文書に溢れ、執務スペースも狭く、業務遂行にとって良くない状態が続いていた。そうした状態を改善するために、より効率化が図れる業務改善はないのかという議論があり、電子決裁の導入やオンライン申請の受付といった具体的な方向性について考えており、その中で会計事務についてもデジタル化が図れないか検討していた。

　鹿屋市の登録事業者は約1200社で、1年間に受け取る請求書は約5万通にのぼる。支払業務においては、各所属担当者が郵送または持参された請求書を受け取り、金額や振込先等の内容を確認した上で各部署にて財務会計システムに入力、支出命令書を作成・印刷し、請求書を糊付けして各部署で印鑑(決裁)をもらい、最終的に会計部署での審査を経て支払いされるという流れだった。これが年間5万通なので、同じ作業を平均で月に約4000通、1日に200通ほど処理をしていた。

　市内には、支所や出張所等の出先機関がいくつかあるが、出先機関で受け取った請求書については、支出命令書と一緒に、職員が車で会計部署がある本庁へ持ってこなければならない。その移動にかかる負担も大きかった。

■導入の決め手

　他サービスは、導入済みの財務会計システムと機能が重なる部分があることや、コスト面の課題があった。「BtoBプラットフォーム　請求書」は、そういった部分もクリアしていたし、導入実績が多かった点も決め手となった。

■導入効果

・「BtoBプラットフォーム　請求書」により作業時間も手間も大幅に削減

　まずは、取引先250社に登録してもらっている。2023年10月から運用を開始しており、市役所の全ての部署で利用可能となっている。電子請求書を受け取ると、各部署の代表メールに通知が届き、受け取り状況は「BtoBプラットフォーム　請求書」の画面ですぐに確認できる。届いた電子請求書は、画面上で件名や金額、振込先等を確認しながら財務会計システムに入力し、そのPDF化した請求書を添付して、支出命令書を起票し、上長や関係部署へ回送するという流れである。

　以前は、紙で届いた請求書はスキャンしてPDFにし、それを添付するという手間があったし、会計部署に持参する必要もあった。また、紙で印刷した支出命令書に請求書を糊付けして決裁を回し、上長が不在のときには、押印を待つ時間も発生していたので、当時と比べると作業時間や手間が大幅に削減されている。

■今後の展望

　2024年10月には、郵便料金の値上げが予定されているため、事業者の方々としても電子請求書への関心が高まっていくものと考えている。我々、デジタル推進課としては、今後も職員、事業者それぞれに電子請求の有用性を周知していく予定である。

　「鹿屋市役所スマート化計画」に代わって、現在は「鹿屋市DX推進計画」を進めている。そこで掲げる基本的な考え方として「手段ではなく目的で進めるデジタル化」「サービスデザイン思考の徹底」がある。これをベースに、紙か電子かということではなく、それを利用する市民や事業者の方々の視点に立ち、行政サービスとして、より利用しやすい方法を選択できる環境整備を目指していきたい。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)

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