インフォマートの「BtoBプラットフォーム　請求書」をニチガスが導入、110部門が受領する毎月約2000件の請求書を電子データ化

■「BtoBプラットフォーム　請求書」で経理DXを推進

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、インフォマート<2492>(東1)は1月20日、関東一円でのLPガス販売において圧倒的なシェアを誇る総合エネルギー企業、日本瓦斯(ニチガス)<8174>(東1)が「BtoBプラットフォーム　請求書」を導入したと発表。

　近年、DXを推進し、最近ではニチガススマートシティ構想やメタバースによるエネルギーソリューションを提唱し変化を続けるニチガス。110の営業部門・本社部門がそれぞれ受領する請求書を電子データ化し、月次決算・連結決算の早期化を実現した。

■「BtoBプラットフォーム　請求書」導入前の課題

　営業所周辺の店舗等地元の取引先から届く一般経費、キャンペーン等のチラシ代、従業員用のウォーターサーバー代等の請求書が毎月2000件近く発生し、毎月25日締めで、26日から末日にかけて各営業所にバラバラに届く。これまではそれぞれの営業所で担当者が請求書を確認し基幹システムに入力、支払伝票の起票までしていた。その後、上長の承認を経て6カ所ある支店に集め、本社に宅配便で届けていた。書類は段ボール箱2箱分にも及ぶ。

　本社では月初第3営業日前後に届く全請求の内容を2人体制で確認していた。チェックは手作業で期間も2日程度のため、朝から始めて残業しても終わらず、金額や取引先コードの入力間違い等のミスもどうしても防ぎ切れない。月次決算の締めは10日を過ぎ、連結決算は20日前後までかかった。

■「BtoBプラットフォーム　請求書」導入の決め手

　導入前に試算したところ、請求書の受取業務にかかる人的コストは年間320万円あまり。「BtoBプラットフォーム　請求書」は導入費用や月額利用料と合わせても十分な費用対効果は得られ、電子データ化が進めば進むほど費用も軽減される。加えてコロナ禍という背景もあり社内の理解も得られ、2020年9月から「BtoBプラットフォーム　請求書」を導入した。

■「BtoBプラットフォーム　請求書」導入効果

(1)請求書の電子データ化で、段ボール箱1箱分の書類を削減

　現在は一般経費の請求書の約4割超を電子データで受け取っている。2021年4月からは『電子支払通知書』も導入し、400社を電子データ化した。その結果、段ボール箱2箱ほどあった請求書類は1箱分減った。

(2)請求書が届かない地代の支払いは『invox』連携で自動化

　「BtoBプラットフォーム　請求書」に連携しているDeepwork社の請求処理自動化サービス『invox(インボックス)』の「自動請求データ生成機能」によって生成された請求データにより、土地オーナー様から請求書の発行がなくても確実な地代の支払いが可能になる。

(3)郵送や入力にかかる時間が減り、月次決算早期化が実現

　各部門で入力・確認する際の金額誤りがなくなり、さらに学習機能により勘定科目入力作業も軽減された。結果、毎月25日に締めた請求書が翌26日から順次届き、本社にも月末までに承認がまわってくる。これまで支店からの請求書は翌月の月初に届いていたため、時間に余裕が生まれた。電子データ化率4割の時点で、月次決算の確定は2日ほど、連結決算は1週間近く早めることができている。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)

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