【大学の「スケジュール管理」は遅れている？】「グループウェア活用」「共有のルールの 明確化と徹底」がカギ

～rakumo株式会社、大学のスケジュール管理について調査を実施～

　rakumo 株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：御手洗 大祐、https://rakumo.com/）は、大学の教員・職員100名を対象に、大学におけるスケジュール管理に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。



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https://rakumo.com/wp/calendar_reserch_report/


調査サマリー


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調査概要

調査概要：大学におけるスケジュール管理に関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー(R)️」の企画によるインターネット調査
調査期間：2022年6月21日～同年6月22日
有効回答：大学の教員・職員100名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。


組織単位でのスケジュール管理・共有方法、51.0%が「グループウェア」

　「Q1.あなたのお勤め先の組織単位での主な「スケジュール管理・共有」の方法を教えてください。」（n=100）と質問したところ、「グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ 等）」が51.0%、「スケジュールは共有していない」が26.0%という回答となりました。

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・グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ 等）：51.0%
・エクセル・スプレッドシート：5.0%
・ホワイトボード：4.0%
・カレンダー共有アプリ（スマホのみ）：3.0%
・紙・手帳：3.0%
・その他：1.0%
　ー46歳：Googleカレンダー
・スケジュールは共有していない：26.0%
・わからない/答えられない：7.0%


「施設予約」の方法、「グループウェア」が40.0%で最多

　「Q2.あなたのお勤め先での主な「施設予約」の方法を教えてください。」（n=100）と質問したところ、「グループウェア」が40.0%「カレンダーアプリ」が16.0%、「申請書（紙）」が15.0%という回答となりました。

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・グループウェア：40.0%
・カレンダーアプリ：16.0%
・申請書（紙）：15.0%
・ホワイトボード：2.0%
・エクセル・スプレッドシート：1.0%
・その他：7.0%
　ー48歳：電話
　ー57歳：メール
　ー58歳：専用アプリ
　ー48歳：施設予約システム
・わからない/施設予約をしていない：19.0%


組織単位でのスケジュール調整方法、「メール」が54.0%で最多

　「Q3.あなたのお勤め先の組織単位でのスケジュール調整で、最もよく行う方法を教えてください。」（n=100）と質問したところ、「メール」が54.0%、「グループウェアなどのツール」が14.0%という回答となりました。

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・メール：54.0%
・グループウェアなどのツール：14.0%
・日程調整ツール：14.0%
・電話：4.0%
・口頭での伝達：4.0%
・その他ツール：3.0%
・チャット：2.0%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：5.0%


スケジュール調整の平均時間、50.5%が「10分以上」と回答

　Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.1日の業務時間の中でスケジュール調整に平均でどのくらいの時間がかかっていますか。」（n=95）と質問したところ、「10分未満」が49.5%、「10分~20分未満」が24.2%という回答となりました。

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・10分未満：49.5%
・10分~20分未満：24.2%
・20分~30分未満：15.8%
・30分~1時間未満：6.3%
・1時間~2時間未満：0.0%
・2時間以上：4.2%


4割以上が、スケジュール調整に時間を使うことに課題を実感

　Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q5.1日の業務時間の中でスケジュール調整に時間を使うことに課題を感じていますか。」（n=95）と質問したところ、「非常に感じている」が9.4%、「やや感じている」が31.6%という回答となりました。

[画像6: https://prtimes.jp/i/15698/15/resize/d15698-15-3446edf4c63e21dd5ecb-5.jpg ]

・非常に感じている：9.4%
・やや感じている：31.6%
・あまり感じていない：43.2%
・全く感じていない：13.7%
・わからない/答えられない：2.1%


スケジュール調整における課題、「人と施設の調整」が56.4%で最多

　Q5で「非常に感じている」「やや感じている」と回答した方に、「Q6.スケジュール調整における課題を教えてください。（複数回答）」（n=39）と質問したところ、「人と施設の調整が難しい」が56.4%、「学科・プロジェクト毎のスケジュールがわからない」が20.5%、「他学科・学部の人との調整が難しい」が20.5%、「他学科・学部の人との調整が難しい」が20.5%、「イレギュラーな出来事に対処ができない」が20.5%という回答となりました。

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・人と施設の調整が難しい：56.4%
・学科・プロジェクト毎のスケジュールがわからない：20.5%
・他学科・学部の人との調整が難しい：20.5%
・イレギュラーな出来事に対処ができない：20.5%
・学科・プロジェクト毎のスケジュール調整ができない：15.4%
・システム化への抵抗感が強くアナログから脱出できない：7.7%
・その他：2.6%
　ー46歳：予定を入れていない時がある
・特にない：2.6%
・わからない/答えられない：5.1%


「優先順位をつけるのが難しい」や「参加者が多いと煩雑」などの課題も

　Q6で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q6で回答した以外に、スケジュール調整における課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=36）と質問したところ、「優先順位をつけるのが難しい」や「参加者が多いと煩雑」など20の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・59歳：優先順位をつけるのが難しい。
・57歳：参加者が多いと煩雑。
・58歳：メール文を書くのが面倒。
・38歳：視認性がなく調整が面倒。
・68歳：ダブルブッキングの回避。
・49歳：調整に時間がかかる。


スケジュール調整の課題による出来事、61.1%が「返事待ちに時間がかかる」と回答

　Q6で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q8.スケジュール調整における課題があることで、生じている出来事を教えてください。（複数回答）」（n=36）と質問したところ、「返事待ちのために時間・日数がかかる」が61.1%、「施設の予約が重複する」が27.8%、「スケジュール調整のために教員の負担が大きい」が27.8%、「スケジュールの再調整の際に口頭の伝達が必要」が27.8%という回答となりました。

[画像8: https://prtimes.jp/i/15698/15/resize/d15698-15-6db3f14c2ec90eae55e1-8.jpg ]

・返事待ちのために時間・日数がかかる：61.1%
・施設の予約が重複する：27.8%
・スケジュール調整のために教員の負担が大きい：27.8%
・スケジュールの再調整の際に口頭の伝達が必要：27.8%
・返事の催促をすることが頻繁にある：25.0%
・部門・部署毎のルールによる調整の長期化：8.3%
・学生・院生からの不満がある：2.8%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.8%


他にも「話が行き違う」や「全員のスケジュールが合わずに再調整となることが多い」などの出来事も

　Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、課題があることで、生じている出来事を教えてください。」（n=35）と質問したところ、「話が行き違う」や「全員のスケジュールが合わずに再調整となることが多い」など19の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・34歳：話が行き違う。
・53歳：全員のスケジュールが合わずに再調整となることが多い。
・38歳：参加メンバーへのアナウンスなども面倒。
・40歳：調整時間が無駄に感じる。
・59歳：原則早い者勝ちなので、水面下のトラブルがあるように見える。


スケジュール管理・共有に約6割が「全体でグループウェアを活用する」ことが望ましいと回答

　「Q10.あなたご自身が望ましいと思う、お勤め先でのスケジュール管理・共有の方法を教えてください。（上位2つまで選択）」（n=100）と質問したところ、「全体でグループウェアを活用する」が57.0%、「スケジュール共有のルールの明確化と徹底」が35.0%、「スマホなどいつでも確認・調整できるツールの活用」が14.0%という回答となりました。

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・全体でグループウェアを活用する：57.0%
・スケジュール共有のルールの明確化と徹底：35.0%
・スマホなどいつでも確認・調整できるツールの活用：14.0%
・個々人でのスケジュール管理：12.0%
・関係者のみのホワイトボード：10.0%
・エクセル・スプレッドシート：4.0%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：11.0%


まとめ

　今回は、大学の教員・職員100名を対象に、大学におけるスケジュール管理に関する実態調査を実施いたしました。

　まず、組織単位でのスケジュール管理・共有方法を伺うと、51.0%が「グループウェア」、26.0%が「スケジュールは共有していない」という結果になりました。「施設予約」の方法については、40.0%が「グループウェア」と回答し、組織単位でのスケジュール調整の方法としては、54.0%が「メール」と回答し最多の結果となりました。また、スケジュール調整の平均時間は、50.5%が「10分以上」と回答しており、4割以上が、スケジュール調整に時間を使うことに課題を感じていることが分かりました。

　スケジュール調整における課題を伺うと、「人と施設の調整」が56.4%で最多でした。他にも「優先順位をつけるのが難しい」や「参加者が多いと煩雑」などに悩む声もありました。また、スケジュール調整の課題により生じている出来事を伺うと、61.1%が「返事待ちに時間がかかる」と回答しており、他にも「話が行き違う」や「全員のスケジュールが合わずに再調整となることが多い」などが生じていることも分かりました。

　そこで、望ましいスケジュール管理・共有の方法を伺うと、約6割から「全体でグループウェアを活用する」という回答が得られ、次点として「スケジュール共有のルールの明確化と徹底」があげられています。

　DX推進が叫ばれる現在、大学においてもスケジュール管理・共有に「グループウェア」を使う大学が増加傾向にあるようです。一方で、今回の調査により、主なスケジュール調整には「メール」、管理・共有には「グループウェア」を利用している実態も明らかになりました。調査結果にもあるように「人と施設の調整が難しい」や「学科・プロジェクト毎」など大学では調整にあたって考えるべき観点が多くあります。それだけでなく望ましいスケジュール管理・共有として「スケジュール共有のルールの明確化と徹底」があるように、裏を返すと「ルール化徹底」ができていない実態が見受けられます。学科・施設・人のスムーズな大学のスケジュール管理・調整の改革には、スケジュール管理・共有のルールや、それが誰でもわかるようなシステムの導入・浸透が重要なのではないでしょうか。

▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら
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組織で使いやすい「rakumo カレンダー」


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組織で使いやすいスケジュール管理　「rakumo カレンダー」
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rakumo カレンダー の詳細については製品サイトをご参照ください。
https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/


会社概要

社名　：rakumo株式会社（英語表記：rakumo Inc.）
設立　：2004年12月
代表者：代表取締役社長　御手洗 大祐
所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
事業内容
・クラウド型ソフトウェアサービス rakumo 製品の開発
・rakumo 製品および Google 社関連製品の販売・導入支援・カスタマーサービス
・IT オフショア開発サービス

コーポレートサイト： https://corporate.rakumo.com/
rakumo製品サイト ： https://rakumo.com/

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