災害時の避難所受け入れの際に、避難者情報は「手書きで把握する」と回答した自治体は約半数！

遠方に居る親族や関係者が避難住民の安否を確認するための手段とは？



テレネット株式会社（所在地：長野県飯田市、代表取締役：青山 貴子）は、自治体職員（5年以内に危機管理担当部署に所属した経験がある方）を対象に、「災害時の避難所受け入れ」に関する調査を実施しました。

もしも大雨や地震などの災害が起きて自分や遠方に住む家族が避難所へ避難しなければならなくなった場合、避難所での過ごし方や遠方に住む家族の安否などについて心配になる方も多いのではないでしょうか。
また自治体は要援護者にどのような対応を行っているのか、備蓄品の管理はどのようにしているのかなども気になります。

実際に、災害時に避難所を開設した自治体の職員は、どのようなことを大変だと感じたのでしょうか。

そこで今回、地域・防災無線情報配信サービスを提供するテレネット株式会社（https://telenet.co.jp/emergeo/）は自治体職員（5年以内に危機管理担当部署に所属した経験がある方）を対象に、「災害時の避難所受け入れ」に関する調査を実施しました。

調査概要：「災害時の避難所受け入れ」に関する調査
【調査元】テレネット株式会社（https://telenet.co.jp/）
【調査方法】インターネット調査
【調査期間】2024年8月13日（火）～2024年8月14（水）
【調査人数】414人
【調査対象】調査回答時に自治体職員（5年以内に危機管理担当部署に所属した経験がある方）と回答したモニター
【調査パートナー】リンクアンドパートナーズ
【モニター提供元】PRIZMAリサーチ
避難所受け入れの実態、約半数が避難者カード等への手書き記入で対応、地域によってはデジタルツールの導入を進める傾向も判明
はじめに、災害時の避難所の運営課題についてうかがいました。
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「災害時の避難所の運営では何が課題だと思いますか？ （複数選択可）」と質問したところ、『避難所入所退所時の受付混雑（46.6％）』と回答した方が最も多く、次いで『衛生管理と感染症対策（41.1％）』『避難者への情報の伝達と共有（40.3％）』となりました。

避難所の運営において受付混雑は、災害時に迅速かつ効果的な対応を妨げる要因になる可能性があります。他にも感染症対策や、避難者への情報の伝達と共有も課題として意見が寄せられました。

続いて、「避難所で受け入れた避難者の情報（人数や個人名等）をどのように把握することになっていますか？（複数選択可）」と質問したところ、『避難者カード等への手書き記入（47.1％）』と回答した方が最も多く、次いで『自治体側が用意しているパソコンやタブレットを使用（30.7％）』となりました。

約半数の自治体では避難者カードの記入を手書きで行う傾向にあるようです。
パソコンやタブレットを使用する自治体が約3割ほど存在することから、地域によってはデジタル化を進めている傾向があることも示されました。

実際に、避難者名簿や避難者情報を適切に管理するうえで何か課題はあるのでしょうか？

■避難者名簿や避難者情報を適切に管理するうえで課題があれば、具体的に教えてください
・個人情報の漏洩（40代／男性／東京都）
・他の自治体や避難所と一元的に情報を管理、共有するシステムがない（50代／男性／埼玉県）
・本人及び本人の望む家族その他の連絡先の把握（50代／女性／東京都）
・通信網が寸断した状態での情報収集（50代／男性／石川県）
・そもそも人員不足や通信の遮断などで情報入手が困難な場合があります。また、入手した情報の断片化によって、正確な実態を捉えものになっているのかが課題（40代／男性／愛媛県）

情報が寸断された状態での情報収集のやり方や、本人や家族の連絡先の把握について悩む声が寄せられました。また個人情報の漏洩という回答が多く、機密情報の適切な扱い方に課題を感じている方が多いということも明らかになりました。

防災備蓄品管理では在庫の確認作業が負担に感じると半数以上が回答、管理に関してデジタル化が進んでいることが判明
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次に、「防災備蓄品の管理はどのように行っていますか？（複数選択可）」と質問したところ、『エクセルやスプレッドシート（52.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『手書きの書類（34.8％）』となりました。

半数以上の自治体ではエクセルやスプレッドシートを使用していることから、防災備蓄品の管理に関してはデジタル化が進んでいるものの、依然としてアナログな方法を使用して備蓄品を管理していることが明らかになりました。

続いて、「防災備蓄品の管理で負担に感じることは何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『在庫の確認作業（48.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『賞味期限や消費期限の管理（44.9％）』『データの入力作業や更新（41.6％）』となりました。

在庫の確認作業や、賞味期限・消費期限の管理、データの入力作業や更新は手間がかかりミスが発生しやすい部分であるため、負担に感じる方が多いようです。

遠方に住む家族の安否確認の受け入れはどう対応するべき？
[画像3: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/142747/7/142747-7-abf646f959ce3d046ab65f1c7be74146-1920x1280.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]


「遠方に居る親族・ご関係者が避難住民の安否を共有する手段には何がありますか？（複数回答可）」と質問したところ、『災害用伝言板サービス（171など）（55.8％）』と回答した方が最も多く、次いで『災害用伝言板（Web171）（37.2％）』『自治体ホームページで避難者情報を公開（32.4％）』となりました。

約6割が遠方の親族・関係者の安否を共有する手段として、災害用伝言サービスを活用する傾向にあるようです。他にも災害用伝言板（Web171）や、自治体ホームページが使われていることが判明しました。直接連絡を取ることが難しい状況でも、安否情報を迅速かつ広範囲に伝えることができるサービスが多くの方に使われているようです。

続いて、「災害時、要援護者（高齢者、障がい者、乳幼児、妊婦など）に対してどのように対応することになっていますか？（複数回答可）」と質問したところ、『事前に作成している避難行動要支援者名簿を活用して安否確認や支援をする（47.6％）』と回答した方が最も多く、次いで『地域の民生委員や自治会と連携し、個別支援計画を作成する（35.8％）』『要援護者の特性に配慮した避難所を整備する（28.0％）』となりました。

どのような避難所管理サービスなら使いたい？自動・簡単なもののニーズが高い結果に
では、実際に避難所を開設したことのある方は、どのようなところに課題を感じたのでしょうか。
具体的な運営課題をうかがいました。

■災害時に避難所を開設した際に、運営の課題点を実感しましたか？
・避難者の不満をどう抑えるか（30代／男性／宮城県）
・物資不足、心のケア（30代／女性／大阪府）
・要望の優先順位の付け方が難しい（30代／男性／大阪府）
・避難所でプライベート空間を確保するのが難しい。避難者の精神的疲労が増す（50代／男性／奈良県）
・避難所自体が、停電をした場合の対応が問題。発電機の用意も必要（50代／男性／神奈川県）

避難者の心のケア、災害のための準備不足が課題として寄せられました。

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次に、「災害時の避難者管理サービスに求める機能は何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『マイナンバーカードや運転免許証、自治体独自のIDカード等から基本4情報の自動読み取り入力機能（45.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『住民のスマートフォンからの事前入力ができる機能（36.0％）』『タブレットやスマートフォンを使用して入退所手続きが簡単に行える機能（35.0％）』となりました。

約半数の方がマイナンバーカードや運転免許証、自治体独自のIDカード等から自動で情報を読み取ってほしいと回答していることから、避難者情報管理の手間を減らしたいと考える傾向にあることが示唆されました。
またタブレットやスマートフォンで簡単に入退所手続きを行える機能も求められており、デジタル化と使いやすい操作性が重要視されているようです。

まとめ：避難所での入所退所時の受付混雑を解消するには受付業務を効率化する必要がある
今回の調査で、災害時の避難所運営の課題は約半数が避難所の入所退所時の受付混雑だと感じていることが明らかになりました。避難者に不便をもたらさないためには、避難所の運営効率を維持し、適切に対策することが必要です。

しかし、避難者の情報は避難者カード等への手書き記入で管理する自治体が約半数であることから、災害時の混乱を軽減して避難者の状況を的確に把握するためにも、デジタル化は必要であるといえます。

また防災備蓄品の管理においては、約半数がエクセルやスプレッドシートと回答していることから、デジタル化を進めるための土壌はできあがりつつあることが示唆されました。防災備品の管理の際に負担に感じることは在庫の確認作業、賞味・消費期限の管理という回答が多く、時間と労力を要する作業に負担を感じている職員が多いことが明らかになりました。

遠方の親族・関係者の安否を共有する手段としては、約6割が災害用伝言サービスを活用する傾向にあることも判明しました。他にも災害用伝言板（Web171）や、自治体ホームページが使われていることが明らかになっています。

災害時の迅速な対応が不可欠となる要援護者については、約半数が要支援者名簿を活用すると回答し、事前に要援護者の情報を整理しておくことが重要であることが示されました。
しかし、実際の避難所運営では、物資不足や心のケア、役割分担の不明確さといった問題から、プライベート空間の確保や避難者の不満への対応といった精神的な支援の難しさまで、幅広い課題が存在することが明らかになりました。

避難者管理サービスに求められる機能としては、マイナンバーカードや運転免許証、自治体独自のIDカード等から基本4情報を自動読み取り入力ができるものと回答した方が約半数となりました。

他にもスマートフォンからの事前入力ができる機能や、タブレットやスマートフォンを使用して入退所手続きが簡単に行える機能も求められていることから、迅速かつ正確な情報管理へのニーズが非常に高いことが明らかになりました。

「らくらく避難所くん」で受付管理をデジタル化&スピードアップ！
今回、「災害時の避難所受け入れ」に関する調査をしたテレネット株式会社（https://telenet.co.jp/emergeo/）は、自治体向け避難者名簿デジタル管理システム「らくらく避難所くん」（https://telenet.co.jp/rakurakuhinan/）を提供しています。
らくらく避難所くんでは、避難者がマイナンバーカード・運転免許証等をかざすことや、事前のスマホ入力で基本4情報を迅速に受付ができます。
さらに全避難所の避難者情報の自動集計、連携、MAPでの混雑状況表示、行方不明者の検索（希望者のみ）ができるため、受付業務がスピーディーに完了します。

■らくらく避難所くんの特徴
特徴１.自動集計・展開・出力 API連携可能
マイナンバーカードや運転免許証を読み取り（※1）、避難者の氏名や住所を自動で入力することができます。音声認識や画像認識による入力も可能です。
またアレルギー・障害の有無などの問診はカスタマイズできます。
※1：カスタマイズにより、自治体様独自のIDカードにも対応可能です。

特徴２.全住民避難情報入力
避難所に来ない住民がどこに避難しているか入力できます。非常食の要・不要や受取避難所の把握など、必要な項目をカスタマイズできます。

特徴３.通信不通時にも使える！
通信に特化している会社のため、通信寸断時でも使える仕組みも用意しています。肝心な時に動かない！を防ぎます。

特徴４.MAPに混雑度展開
ホームページで避難所の開設・閉鎖と混雑状況を地図上に表示でき、住民がネットで確認できます。自動・リアルタイムで反映するので、職員の作業は不要です。

特徴５.日頃からイベントでも活用できる
音楽会・マラソン大会などの自治体イベント時、マイナンバーカード等をかざし簡単に参加受付・集計が可能です。日ごろから受付操作に慣れることもできます。

特徴６.自由な問診項目やカスタマイズが可能
問診内容をカスタマイズでき、支援具合・アレルギー・ペット同伴など任意項目が追加できます。他にも、自治体独自で発行しているカードや、地域通貨カードも認識に使えるよう、カスタムできます。

特徴７.避難者の検索・公開
大規模災害時、避難状況を開示希望する避難者の避難先を公開できます（希望者のみ）。遠方の親族等からも安否確認が可能。自治体のホームページで運用できます。

特徴８.災害時の備蓄品・不足品の自動集計
備蓄品の使用状況に応じて、災害時何が不足しているかを自動で集計します。また、品目・数量・消費期限を自動算出し、次年度の予算取りに活用も可能。

■防災訓練活用などでご使用いただける自治体様を募集中！ (無料）
防災訓練の限定箇所で、らくらく避難所くんを無料でお試しいただけます。
どのような流れでできるか・どこが使いにくいかなど、避難所運営の課題抽出を一緒に行いましょう。

■テレネット株式会社：https://telenet.co.jp/
■お問い合わせ：https://telenet.co.jp/contact/
■TEL：0120-266-860（受付時間：平日9:00～18:00）
■資料ダウンロード：https://telenet.co.jp/hinan_dl/


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