Felo Meetは、チームが会議の効率を向上させるのに役立つ

～新時代に、成功する会議の準備はできていますか？～

Sparticle株式会社は (所在地：東京都中央区日本橋 代表：金田 達也)はこの度、弊社プロダクトFeloを使用し業務を効率化したい企業様を3社まで募集、専門対応チームを用いて無償でサポート致します。

Felo HP ：
https://www.felo.me/ja-JP

効果のない会議はチーム内のコミュニケーションを硬直させ、チームの結束力を低下させます。更に製品を成功に導くことができないばかりでなく、作業工程を遅らせ、チーム全体を疲弊させます。 Felo Meetは、これらの問題を解決するためのソリューションを開発しました。 ここでは、効果的な会議の特徴について説明し、Felo Meetがどのようにこれらのベストプラクティスをチームに迅速に浸透させるかを見ていきます。



効率的なミーティングのための6つの重要な要素

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1.ミーティングの目的を明確にする

会議の目的と産出すべき内容を明確にし、参加者の思考の焦点と産出希望を統一し、おおらかな上で偏りがないようにする。

会議を予約すると、Felo Meetは自動的に会議のアジェンダを作成し、参加者が会議のテーマや目的をより明確にすることができるようにします。
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2.ミーティングの目的と成果物を明確にす
Felo Meetはミーティングを予約したときに、ミーティングのテンプレートを使い参加者の焦点と気持ちを一致させます。そのため、おおまかなところでは論点が逸脱することがありません。

Felo Meetはミーティングを予約するときに、ミーティングのテーマと目的を明確にするために、ミーティングのアジェンダを自動的に作成することができます。

Felo Meetはミーティングを予約するときに、ミーティングの議題と目的を明確にするために、ミーティングの形式とプロセスを事前に全体に認識させ共有します。


以下の形態に対応した独自のテンプレートを用意しています。
1.フォーマルなミーティング用のテンプレート
2.毎週の定例ミーティング用のテンプレート
3.1対1のミーティング用のテンプレート
4.ミーティングシステムの作成と宣言(ミーティング通知)
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3.参加者からの通知が欠落している
大規模な会議を開催すると、このような問題が発生することがあります。
1.参加者への通知漏れ
2.参加者が日時を忘れてしまう
3.会議中にカメラの電源を切る人がいる
4.参加者の出入りが激しく、時折ノイズが入る。

これらの問題を回避するには、次のように会議の議題に会議ルールを明記します。
1.参加者を招待する時、他の参加者の情報を即時に確認でき、招待漏れを避けることが可能
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2.会議開始時間のリマインダーを設定でき、参加者と司会者が会議を忘れることを避ける。
3.会議中はカメラをONにし続ける。
4.参加者は自由に会議中に出入りをしない。
5.参加者は会議に入る前にはマイクをオフにしておく。


4.会議の準備をしっかりする
会議の前に主催者・参加者共に準備をしっかりと行っておくことでスムーズな会議の進行が可能となります。
・会議で合意したい主要な議題の選定を行い、事前に会議の目的をはっきりとさせる。
・会議においての交渉・処理すべき事項およびその対応責任者の決定、終了時刻の管理。

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Felo Meetのドキュメントには、あらかじめ会議の内容を記入しておくことができます。また、会議の内容にコメントをつけて自分の意見を述べ、他の参加者もそれに答えることで、会議での無意味な議論を減らし、会議でのコミュニケーションをより効率的にすることができます。


5.会議議事録
議事録は会議の魂であり、議事録がないと会議の最終結果やフォローアップの取り決めが参加者毎に異なった形で共有されてしまします。議論のある問題や解決すべき課題、会議中に提起された重要なアイデアが抜け落ちてしまうという結果になりかねないのです。

議事録は要約に相当するもので、数分間で会議の要点を全員に伝える必要があります。

そうならないための議事録のポイントは2つあります。
(1) 事前に記録者を手配しておくこと

(2) 議事録の形式を定めておくこと
Felo Meetの会議議事録機能を使うことで、以下の3つのポイントがスムーズに決定します。
1. 会議に関する基本情報：会議の主題、開始時間、参加者
2. 会議で得られた重要な結論または重要な問題点
3.会議で協議する事項、対応する責任者、終了時刻

Felo Meetは会議の記録をより簡単かつ迅速に行うために、AI文字起こしを導入しています。
それにより上記のような会議の効率化、内容の見える化を可能としています。


6.会議フォローアップのトラッキング
従来は会議で生み出された成果は別のタスクマネージャーに記録されていました。そのため記録されたタスクと会議の関連付けや、タスクの状況がうまく把握できないことがありました。

Felo Meetのアジェンダを使うことで、事前の会議目的などの情報全体共有～会議終了後の結果やタスクのフォローアップをスムーズに行うことができます。


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登録なども簡単に行うことができますので、みなさん一度お気軽に試し下さい！
https://felomeet.jp

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