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英語のビジネスメールを正しく作成するために気をつけたい3つのポイント

2019年12月30日 16:01

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 ビジネスメールを英語で作成する際、どのようなことに気をつければ良いのだろうか。挨拶の文を入れるべきか、どのような表現を使えばいいのかなど、日本との違いに戸惑う人もいるかもしれない。そこで正しい英語のビジネスメールを作成する際に、意識してほしいポイントが3つある。

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 ・文面はシンプルに
 ・定型表現を使う
 ・内容はポジティブに

 この3つだ。では詳しく見ていこう。

●文面はシンプルに

 メールの本文はシンプルなものが好まれる。なぜなら長文で回りくどいメールは嫌がられる傾向にあるためだ。例えば、「空が澄み渡り、さわやかな季節となりましたが、皆様におかれましては健やかにお過ごしのことと存じます。」のような長い挨拶は、必要ない。「I trust that you are keeping well. (お元気でいることと思います。)」のように短く留めるのが良いだろう。

 簡単な挨拶をしたら、次は1番伝えたい内容や送信するメールの目的を伝える。ビジネスパーソンは1日に何通もメールに目を通す。相手に見逃されないように用件は前半に、そして簡潔に書いておくのが大事なマナーだ。

●定型表現を使う

 メールの挨拶、本文には定型表現を使うのがいいだろう。ビジネスメールには頻繁に使われる定型表現がたくさんある。また、決まった表現を覚えておくことで、様々な場面で使えることに加え、時間をかけることなく、ミスも減らすことができる。

 例えば感謝を述べるときは「I would like to express my sincere thanks for ~.」を、お詫びのメールでは「I apologize for ~.」を使うなど、定型表現を覚えておくとスムーズにメールが作成できるためおすすめだ。市販のテキストでも、ビジネスメールでよく使われる表現をまとめたものが売られているので、あらかじめ学習しておくのが良いだろう。

●内容はポジティブに

 メールの文面をポジティブにすることも重要。前向きな姿勢を文章でも示すことで、好印象を与えることにつながる。そのため否定表現も肯定文で表すことができないか、送信する前に検討するといいだろう。

 例えば「I don't know.(分かりません。)」ではなく「I am still learning about it.(それについてはまだ勉強中です。)」という表現にすれば、学習意欲を示すことができる。少し表現を変えるだけで、相手に与える印象はかなり変わる。これから良い関係を築いていきたいなら、ポジティブな文面を意識してみよう。

 ビジネスメールは相手の顔が分からないため、文面は自分の誠意や熱意が伝わるものでなければならい。しかし日本のメールのような書き方で作成していると、不本意な印象を持たれかねない。今回紹介したポイントはごく一部であるが、少し意識するだけで大きく改善することができるため、実践してみていただきたい。

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