クラウド受付「RECEPTIONIST」に「調整アポ」機能　日程調整の無駄をカット

　ディライテッド（東京都渋谷区）は、同社が開発するクラウド型受付システム「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」に、新機能「調整アポ」をリリースしたことを発表した。この機能は、既存のカレンダーツールと連携し、関係者のスケジュールや会議室の予約状況をシームレスに管理することで、スムーズに日程調整を行ってくれるシステムで、ユーザーは打ち合わせの日程調整に余計な時間を割く必要がなくなる。提供は、全プランのユーザーに行われる。

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　従来行われている会議や打ち合わせの日程調整では、参加者全員から候補日を集めた上で、全員の予定に差し障りのない日付に会議室の予約を取る必要があった。これらは全て人力で行われており、非常に多くの時間や労力が割かれているという。確かに、重要なことは打ち合わせそのものであり、前段階の調整に余分な労力を注ぎ込むのは無駄以外の何物でもない。そうした問題を解決するのがRECEPTIONISTというわけだ。

　調整アポ機能では、担当者がRECEPTIONISTの管理画面で自分とミーティング同席者のスケジュールを重ねて表示し、両者にとって都合の良い日時候補を複数選択すると、同時に利用可能な会議室が仮予約される。その後、同席者のメールアドレスを入力すると調整依頼が送信されるので、後は同席者が都合の良い日時を選択するだけでアポイントメントが確定し、仮予約したものの利用しないことになった会議室は自動で解放されるという寸法だ。

　RECEPTIONISTは「受付から内線を無くすと、来客応対はもっと快適に。」をコンセプトに開発されたクラウド型受付システム。内線電話ではなく、SlackやChatworkをはじめとするビジネスチャットと連携し、よりスムーズな来客応対を可能とした。さらに来客の情報をクラウドに保存することで可視化し、社内外の人脈をより有効活用する手助けになるとしている。社内のコミュニケーションにビジネスチャットを導入済みの企業にとっては、最適な受付システムと言えるだろう。

　現時点で対応しているビジネスチャットは、Slack、Chatwork、LINE WORKS、Google HangoutsChat、Facebook Workplace、Microsoft Teams、Oneteam、Dingtalkなど。主要なサービスは一通り揃っているという印象だ。また現在対応しているカレンダーアプリはGoogleカレンダーのみだが、近日中にOffice365 Outlookにも対応する予定という。