Google Appsと連携できるプロジェクト管理ツールZoho Projects

■スタンドアロンのプロジェクト管理ツールに限界を感じた
　以前は、Microsoft Project、Macに移行してからはオープンソースのOpenProjというプロジェクト管理ツールを使っていて、プロジェクトメンバーにはガントチャートやタスクレポートをPDFで送って、報告はメールでもらって反映させるという原始的なことをしていました。

　複雑なプロジェクトをいくつも抱えることはほとんどないのでそれでもいいかなと思っていましたが、さすがに限界を感じつつあり、そろそろプロジェクト管理ツールもクラウドサービスにして、iPhone・iPadのスマートデバイスでも管理できるようにしたいなと思っていたところ、Zoho Projectsというクラウドサービスのプロジェクト管理ツールが自分の要件に合うことがわかりました。

　すでにZoho CRM・Zoho Invoiceを使っていたので、Zoho Projectsのことは知っていたのですが、いくつか重要なことがZoho Projectsではできないと思っていたので、それなら現行のやり方でもいいかと考え、導入していませんでした。

　その重要なことというのが、「クライアントやパートナーなど外部メンバーの参加」と「Googleドキュメントの共有」です。

■Google Appsと連携しても、クライアントやパートナーの参加は可能
　以前、Zoho Projectsのサイトを見たところ、Google Appsと連動させた場合、Google Appsメンバーしか参加できないものと思ったのですが、Google Appsと連動させてても、クライアントやパートナーなど外部の方をプロジェクトメンバーとして招待することができるようです。

　「なんだ、外部メンバーは参加できないから、結局外部用にPDF作って同じことするのか」と思っていたのですが、ただの勘違いでした。

　Googleドキュメントの共有はできないけど、対処方法を見つけた

　プロジェクトごと、またはさらに細かくタスクごとにドキュメントを登録できる機能があり、Google Appsと連携させていれば、Googleドキュメントからドキュメントをアップロードできるのですが、アップロードしたドキュメントは、Zohoドキュメントで共有するか、MS Office形式でダウンロードして見るしかなく、せっかくのクラウドサービスを使うメリットが薄くなるのでオススメできません。というよりも、管理が二重になるので、やるべきでないです。

　Googleドキュメントをプロジェクトやタスクに関連づける機能はないのですが、Googleドキュメントで共有リンクアドレスをコピーして、プロジェクトのフォーラムまたはタスクのメモにドキュメントタイトルと併せて記述すれば、Googleドキュメント上でドキュメントを管理しつつ、プロジェクトやタスクと関連づけることができます。

　この懸念が解消されたことで、Zoho Projectsを使い始めました。細かな点で気になることはあるものの、今のところ特に不自由に感じるところはありません。

　これで、Zoho Projectsでプロジェクト管理、iCloudのリマインダーでGTDという、クラウドサービス+スマートデバイスな仕事管理ができるようになりました！

　もう少し使い込んでみて、またいい使い方などが見つかればお伝えしたいと思います。

■Zoho Projects
http://www.zoho.jp/projects/