[仕事術]効率的で生産的な会議運営のコツ

　巷には、効率的で成功する会議を運営する方法について、アドバイスがあふれています。本やセミナーの中には素晴らしいものもあるので、もし時間があればチェックしてみることをぜひお勧めします。

　しかし、出席すべき会議にすら出る時間がない人が多いことを考えれば、そうした書籍を読む時間はなおのこと取りにくいでしょう。そこで、時間は半分に減らしながらも2倍の効果を上げる会議を行うために、3つのちょっとしたコツをご紹介したいと思います。

■議題と時間割を決めておく
　これによって、出席者が事前に準備することができ、会議がより有益なものになるでしょう。余りにも多くの会議が、きちんとした目的を定められずに開かれています。何を議論するのか、あるいは何を解決するのかを正確に、参加者全員に事前に知らせましょう。そして、決めておいた終了時間をきっちりと守りましょう。

■問題・論点はできるだけ1つに絞る
　どこにも行きつかないのらりくらりとした話し合いは誰もしたくありません。そうならないためには、一度にひとつのことに集中するのが一番です。1回の会議でたくさんの議題を取り上げようとしても、多くは終えられません。たいていの場合、どの議題も進展しないのです。

■次のアクションの結果を必ず確認する
　最後にお伝えしたいのは、同じ議題についてもっと会議を開かなければならないということです。そうすれば、会議が終わった後も皆に共通の理解を持たせることができます。何が話し合われたか、会議の出席者に簡単な概要を配るのもよい考えです。出席できなかった他のチームメンバーにもできるだけ配ってください。

　また、次の行動について合意が得られたら、その結果を必ず確認してください。各人が最初にすると言ったことをやりさえすれば、多くの会議は開く必要がなくなるでしょう。

　会議は、プロジェクトを前進させる素晴らしい手段となるかもしれませんが、そうでなければ、チームのスケジュールに大きな負担となりかねません。今回ご紹介したコツを実行してみれば、すぐに、あなたも同僚も、会議を避けようとするのではなく、楽しみにいていることに気が付くはずです。