[仕事術]メールは決まった時間にだけチェックする

　ほとんどのタイムマネジメントや仕事術の専門家は、メールソフトを常時起動させないでおくか、少なくともお知らせのサウンドやポップアップは表示されないようにして、1日の決まった時間にだけメールをチェックするようにアドバイスしています。一般的に、何かの仕事に集中している時に何らかの要因で注意をそらされると、元の集中力に戻るまでに最大30分程度かかるといわれているため、こうしたメールの管理は有用です。

　しかし、こういった生産性に関わる問題があるにも関わらず、多くの人はメールをひんぱんにチェックする癖からなかなか抜け出せません。その一つの理由は、メールを読んだり返信していると、実際にはたくさん仕事をしていなくてもとても忙しく仕事をしている気分になったり、メッセージが届くだけで何か満足感が得られてしまうからです。

　メールを特定の時間にだけチェックする習慣を身につけることが出来れば、自分のスケジュールに集中でき、集中力自体も高まることに驚くはずです。ここでは、メールのタイムマネジメントを習得するための3つの簡単なアドバイスをご紹介します。

■始めは小さなところから
　ここまでの話を読んでいただければ、1日に1回か2回だけメールをチェックするようにしたいと思われるかもしれませんが、まずは1時間あたりメールのチェック時間は数分間だけにするという制限を設けることから始めてみましょう。これは完璧な状態ではありませんが、チェックしている数分間以外の時間は他の仕事にもっと集中できるはずです。

■周囲の人間にも方針を伝える
　皆さんが頻繁にメールをチェックしていないこととその理由を知れば、周りの人はメールの返信が即座に来ることを期待しなくなります。

■必要な場合は例外を設ける
　マイクロソフトのOutlookやその他のメジャーなメールソフトでは、通知サウンドやウィンドウについて例外を設定することができます。ですから、上司からのメールにはすぐに返信する必要があるといった場合には、他のメールは除外して、必要なメールだけはいつでも受信を確認できるようにしましょう。

　メールは生産性を高めるツールとして活用することができますが、使い方によっては軽い中毒状態にもなってしまうものです。利用は必要最低限にして、できるだけ時間を節約しましょう。