生産性を高めてリスクとコストは抑えるアプリケーション環境の揃え方

　企業でのアプリケーション環境は、生産性とリスクとコストに大きな影響を与えます。今回は生産性を高めてリスクとコストは抑えるアプリケーション環境の揃え方のポイントをご紹介します。

■アプリケーションの管理コストとセキュリティリスクを抑える
　企業で導入されたアプリケーションについては、それがセキュリティ上の問題を抱えていないかをチェックしなければなりません。アプリケーションが増えれば増えるほど、またバージョンが混在すればするほど、この管理が大変になります。これをやっていない企業も少なくないと思いますが、そのような企業はそれなりのセキュリティリスクを抱えていることになります。

　このセキュリティチェックのコストを抑えるためには、「利用するアプリケーションの種類とバージョンを統一する」ことが最も効果的です。そのため、WindowsやMacなどプラットフォームが混在していてもアプリケーションを統一できるよう、マルチプラットフォーム対応のものを優先して導入することを推奨します。

　また、多くの企業で見られる問題として、コストを理由にセキュリティ上問題のあるバージョンのアプリケーションが存在することがあります。例えば、未だにOffice XPを利用している企業がありますが、既にサポートが終了し、新たに見つかったセキュリティの問題は修正されないままになっているため、それなりのセキュリティリスクを負っています。

　IT設備に投資する余裕のない会社は、無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスの活用を検討した方がいいでしょう。無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスなら、コストを理由にセキュリティ上問題のあるアプリケーションが存在することを防ぐことができます。

　ただし、後述する教育研修コストが増える可能性があるので十分な検討が必要です。

■教育研修コストを計算する
　Microsoft Officeなど一般的に利用されているアプリケーションを導入すれば、一から操作を教える必要はあまりないので、教育研修のコストを抑えることができます。

　ライセンスコストを抑える目的だけで無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスを導入すると、あまりメリットを享受することなく、むしろ教育研修コストが高くなってマイナスだったという状況に陥りやすいので、きちんと教育研修コストを計算することが重要です。

■共同作業が多い場合はクラウドサービスを活用する
　共同作業が多い場合はGoogle Appsなどのクラウドサービスの活用を推奨します。特に共同作業においてはクラウドサービスによる生産性の向上はすごいです。

　また、クラウドサービスで共同作業を行う場合は、生産性を意識したルールを作り、それを守ることが重要です。

　自社でも、Google Appsを導入してからしばらくはGoogleドキュメントがイマイチに思えて活用できていませんでしたが、それは単に使い方の問題で、生産性を意識したルールを作ってからはものすごい活用できています。今では、オフィススイートはGoogleドキュメントに完全移行しました。

■従業員のスキルアップを促進する
　最近では、従業員のスキルアップのために会社が教育研修を行うよりも、従業員個人が成果を高められるようプライベートで学習して、会社はその人が貢献した度合いに応じて対価を支払うという形が主流になりつつあります。

　この場合、従業員個人がプライベートで会社と同じアプリケーション環境を揃えられるかがとても重要です。同じ環境を揃えられればその人のスキルアップも進み、生産性の向上に大きく貢献します。

　従業員のスキルアップが重要な職場であれば、ここは重要視するべきポイントで、生産性や教育研修コストに大きく影響を与えない限りは、マルチプラットフォーム対応で無料のオープンソースソフトウェアやクラウドサービスを導入するか、個人が自己学習するためのアプリケーションライセンスを会社負担で提供するなどの工夫をするとよいでしょう。

　プライベートでスキルアップする意欲があるのに、自己負担が伴うため躊躇するというもったいない状況を作らないことが大切です。

　また、従業員がプライベートで職場と同じアプリケーション環境を揃えられれば、本来望ましくはないものの実際に多くの企業で行われている持ち帰り仕事も効率良く行われます。

　持ち帰り仕事でドキュメントを完成させたのに、自宅と職場でアプリケーションの種類やバージョンが違うため職場の環境だと正しく表示されず、また時間をかけて手直ししなければならないといったムダがなくなります。