自分に管理できるプロジェクトの数は？－仕事が多過ぎる時の対処法

　限られた時間の中であまりも多くのことをしようとすると、ほとんど仕事しなかった時と同じぐらいの成果しか得られないことを、“過剰に生産性を追及する人の呪い”と呼んでもいいかもしれません。どれほど効率よく使うことができるとしても、1日1日には限られた時間しかないからです。

　この事に気付くと、次のような興味深い疑問にぶつかります。一度に問題なく管理できるプロジェクトの数はいくつだろうか？

　この疑問に対して決まった回答がないことは明らかです。ただ、1つのプロジェクトがどれほど複雑かにもよりますが、大抵の人にとって、大きなプロジェクトを4つか5つほど抱えることが限度ではないでしょうか。それ以上の数になると、プロジェクトに優先順位をつけて処理していくか、自分の仕事量について上司に相談すべきでしょう。

　ここでは、優先順位の付け方と、上司への相談の仕方についていくつかのアドバイスを紹介します。

■仕事の優先順位を決める時に
　自分にとってどんな仕事が最も重要であるかを理解するのは、簡単には答えが出ない難しい問題となることがあります。まず、現在の仕事の業績に直結する最も重要なタスクが何であるか、そしてキャリアの次のステップに進むために最も必要なことが何かを理解することから始めましょう。この分野でいくつかの明確な鍵となる事柄を見つけることができれば、他の仕事を先に片付けてから後で手をつけてもよい事柄を見分けるのが簡単になるはずです。

■上司と相談する時に
　これについては、自分の優先順位を決めるよりも難しい可能性があることを前もって知っておくべきです。特に、不況で会社がコストカットの方法を模索しているような時には、自分の仕事に対して不満を伝えているように見られないようにすべきです。

　このことを心に留めて、上司に自分が抱えているプロジェクトが多過ぎるということを説明する時には詳細な情報を必ず伝えるようにしましょう。記録を取っておいて、現在1日をどのように過ごしているか、進行中のプロジェクトの数、それぞれの優先順位、今後の進捗の見通しについて説明すればよいでしょう。

　自分がいくつまでのプロジェクトを問題なくまわせるのかを理解するのはいつも単純なことだとは限りません。仕事量が多すぎると感じていたり、5個以上も大きなプロジェクトを抱えているならば、優先順位を新しく付け直してみるべき時かもしれません。

　どのプロジェクトが最も重要か決めることができたら、次はそれぞれのプロジェクトを進めていくステップに焦点を合わせていくことになります。