中小企業のオフィス環境を整備するための7つのアドバイス

　中小企業では、社内リソースの大半を補助的な機能よりも直接的に収益を生む“生産的な”仕事に費やす傾向があるため、オフィスの整理・組織化は常に課題となります。それでも、適切に整理されたオフィスは、ポジティブな雰囲気を保つために欠かすことが出来ない要素でもあります。オフィスを混沌状態から健全な状態に変えるため、今回ご紹介する7つのティップスを実施してみることをおすすめします。

■1.手順を定める
　ビジネス上、最もありふれた手続きであっても、ドキュメント化し、誰もが何をどのように実行すればよいのかを正確に知ることができるようにしておくべきです。例えば、手続きが終わった事務書類は必ずファイルしておくといったものです。こうしたポリシーがあると、デスクに書類の山ができて必要な書類を見つけるのが難しくなるといった事態を避けやすくなります。

■2.就業時間、休憩時間のスケジュールを明確に定める
　中小企業では、片付けなければならない仕事がある限り、就業時間に関わらずめいっぱい仕事を続ける傾向があります。燃え尽きてしまうことを回避し、健全な職場環境を整えるため、就業時間と休憩時間をきちんと定めるべきです。こうした構造を整えることで、働きやすくなり、仕事に対しての見通しが立ちやすくなります。

■3.代行サービスを使う
　文書の編集、レポートの印刷、電話への対応などの繰り返し作業は、誰でもこなせます。そのため、ルーチンワークを格安で代行してくれるアシスタントサービスを使うことを検討してみましょう。こうしたサービスを活用することで時間的な余裕が生まれ、生産的な仕事により多くの時間を割り当てることができます。

■4.バックアップの計画を立てておく
　中小企業では、中核となるパソコンやサーバがクラッシュしてしまっただけで重要データを消失し、数日間から数週間も営業停止状態になってしまうことがあります。最悪の事態が起こっても業務を継続できるように、すべてのパソコンやサーバ、ストレージデバイスのバックアップを計画的に実施しましょう。オンライン上にデータを同期してバックアップしてくれるサービスを利用するのも一つの手です。

■5.目標を立て、進展をチェックする
　企業やビジネスマンにとって最大の課題の一つは、方向性を欠いていることです。どこに向かっているのかを知らず、そのために、どうやって到達すればいいのかも分かりません。全社員をすぐに集めてあなたの会社にとっての目標をいくつか立ててみましょう。そして、社員全員が目標達成のチェックに貢献できるように、オフィス内にシンプルな表を貼っておきましょう。

■6.職務内容と責任を明確化する
　中小企業では、社員が自分以外の社員は常にこれまでと同じ仕事をやっていると暗黙的に考えていることが多くあります。こうした勘や経験によるマネジメントのアプローチはしばらくは機能するかもしれませんが、新しい社員が入ってくると、何をすべきかが分からず、様々な問題に対して誰に相談すればよいかも分からず、身動きが取れない状態になってしまうことが多くあります。いくつかの職務内容の説明文書を作ることに時間を割いて、定期的にミーティングを行い、すべての社員が適切に業務を行えるようにしましょう。

■7.記録を残す
　中小企業では、記録を保管したり、法的に定められた保管期限などに関心を払う人員がおらず、記録の保管が不十分になることが多くあります。そして、税務申告の時期になったり、プライバシーや労働基準法などの監査が行われる場合にはじめて、記録を適切に保つことの重要性を痛感することがあります。

　どのような記録を保管すべきなのかを理解して、この計画を実行することをチームの責任にしましょう。みなが少しずつ取り組めば、記録の保管は大した雑用にはなりません。

　今回紹介した7つのティップスをあなたの会社に活用して、オフィスを支配している混沌を追い出し、秩序をもたらしましょう。こうした問題のために新たに費やす時間や関心は、事業の効率を上げ、より生産的で利益性の高いビジネスを作り上げてくれるはずです。