[仕事の生産性]優先順位を決めるスキル

　生産性を高めるための第一のステップは優先順位づけを学ぶことです。優先順位づけの多くは感覚的に行えますが、有効性を最大化するための方法がいくつかあります。

　職場というのはしばしば絶え間ない業務の発生でどうしようもない状態になるものですが、包括的な優先順位づけを行うと一つ一つの仕事を整理できるようになります。ここでは、膨大な仕事の量に圧倒されたり、無分別にあれこれ色々な仕事に手をつけたりすることで失われてしまいかねない貴重な時間を節約する方法をご紹介します。

■パレートの法則を適用する
　イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートに由来するこの法則は、80:20の法則とも呼ばれますが、平たく言えば結果の80%は原因となったことのうちの20%によって引き起こされるというものです。職場での仕事という観点でこれを適用してみると、最も重要な20%の仕事を判断することで、必要な結果の80%は得ることができるといえます。厳密に見れば、これを文字通り適用することはできませんが、大筋のアイディアは適用できます。残りのことを悩む前に、最も重要な20%のことをすべきだということです。適切な仕事に時間とエネルギーの大部分をつぎ込むことによって、より大きな結果を得られるようになります。

■短期/長期の双方を見据えた分析をする
　第一にすべきことを決定するための方法として、目標と結果という観点から仕事のリストを分析する方法があります。自社の焦点を考え、長期の目標と短期の目標を書き出してみましょう。長期的な目標に貢献する仕事は、期限が差し迫っているのでない限りは短期的な目標にしか貢献しない仕事よりも優先しましょう。また、短期的な結果と長期的な結果という視点からも分析をしてみるべきです。仕事の成果物を誰が利用するか、何のために利用されるかを考えてみると、特定の仕事が長期的な結果をもたらすかどうか判断するのに役立ちます。例えば、顧客向けに自社サイトの使用方法を詳しく説明する文章を書くことは、同僚にメモを書くことよりも長期的な効果をもたらすといえるでしょう。

■時間の制約を認識する
　特定の仕事にどれだけの時間がかかるか正確な見積もりを調べます。ある仕事を始めてから完了するまでの時間を3～5回計測して、平均をとってみましょう。特定の期限までに達成しなければならない重要な仕事のリストを作るうえで有益でしょう。何度も行っていれば、特定の時間内にどれだけの仕事を自分がこなせるか、許容できる誤差の範囲内で正確に分かるようになります。