IBM の研究曰く「メールのフォルダ分けは時間の無駄」

　cheez 曰く、

　朝出社してチェックしたメールを一生懸命フォルダに仕分けしている /.Jer にはいささか残念なお知らせだが、「フォルダ分けよりも検索機能を利用したほうがメールを速く探し出せる」ことが分かったそうだ (BoxFreeIT の記事、本家 /. 記事より) 。

　IBM が 354 人の電子メールユーザを対象に行った調査研究によると、ファイリングされたフォルダ内を探すよりも検索機能を使った方がメールを素早く探し出せるとのこと。フォルダ内検索は平均 58 秒だったのに対し検索機能は平均 17 秒しかかからず、また検索の成功率にはほぼ違いは無かったそうだ。昨今送られてくるメールの多さでは仕分け作業に 1 日 20 分以上かかることも珍しくもなく、メールのフィルタリングを自動化し検索機能を利用することによって少なくとも 1 週間あたり 1 時間は無駄な時間を節約することができ、生産性もあがるという。

　検索機能はどのメーラーにも搭載されているが、特に Google の Gmail はラベルとスレッドの組み合わせによってこの慣習を拡張させることに成功していると元記事は指摘する。ラベルは 1 通のメールに複数割り当てることが可能なため、メールをコピーして複数のフォルダに保存するいった状況も発生せず、また自動フィルタリングを設定すれば手間無くラベルを振ることもでき、ストレージを圧迫することなく作業も単純化されているのが利点であるとのこと。

　なお、フォルダに仕分けするという作業は「後に探し出し易くするため」というよりは「メールの多さに圧倒された結果としての行動」であることが多いとこの研究は結論づけているそうだ。受信メール数の多い人ほど「to do」が明確になるようフォルダ分けを行い「インボックスを合理化」する傾向があるとのこと。ただし、タスクマネジメントの一環としてインボックスを「to doリスト」化しようとするのは効率的ではないとこの研究は示唆しているとのことである。

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