インフォマート、物流事業を中心に220年以上の歴史を歩む鈴与、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入で月間約9200通の請求書をデジタル化
2024年7月30日 11:51
■グループ会社約140社の標準ツールとして利用が拡大
デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート<2492>(東証プライム)は7月30日、同社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、鈴与株式会社(本社:静岡県静岡市)に導入されたと発表。
■鈴与より伺った導入理由・効果等
(取材協力)=経理部 部長様/データソリューション事業部 部長/経理部 会計一課 課長/働き方改革推進室 室長
・「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題
鈴与の物流事業には運送事業や倉庫事業等、多種にわたる事業があり、それぞれの業務ごとにフロントシステムがある。フロントシステムに入力された受注データを基に会計システムで請求書を作成するが、旧来のシステムは紙で発行する仕様だった。出力した請求書に必要があれば書類を添付して郵送する形である。
コロナ禍でご要望に応じ一部をPDFで送る対応はしつつ、基本的には郵送で月に大体4000社近くに対して約2万通、100を超える拠点から発行していた。
■導入の決め手
請求書の業務は、実際の発行を担う各拠点に重点を置いている。拠点側で業務を完結しながら、本社経理で集中管理できる。その要件を満たせそうなサービスは、「BtoBプラットフォーム 請求書」だけだった。権限の管理や取引先をトータル管理できる部分に優位性があった。
また、紙をPDFに置き換えるタイプの電子請求書もあるが、やはりただのペーパーレスでは、受け取った側が紙と同じように画面を見ながら転記することになる。請求に限らず、できるだけ川上から相手が利用できるデータを送るべきだ、というのが同グループの方針である。
私たちもグループ会社に発注することがあるが、以前は紙やPDFの発注書を送付し、受け取ったグループ会社が自社システムに手入力するという手間が随所で発生していた。単純に紙を無くすだけではなく、会社を跨いだデータの利用を目指していたので、「DtoD(データtoデータ)型」の「BtoBプラットフォーム 請求書」は条件に合っていた。
■導入効果
・毎月2万通を超える請求書の22%、約4,400通を「BtoBプラットフォーム 請求書」から発行
まず、紙が前提だった旧会計システムから新しい売上原価管理システムに変わってペーパーレスが実現し、基本的に郵送作業はなくなった。現在、グループ各社との取引を中心に、全体の22%程度を「BtoBプラットフォーム 請求書」で、その他は売上原価管理システムからPDFで出力している。
「分割アップロード機能」と添付ファイルのアップロードで各担当者に承認を依頼し、承認作業は画面上で完結する。社内の承認の進捗状況や、受取先の開封状況を見える化できたのも大きな効果である。付随して、請求書の発行作業は印刷や封入等、場所を選ぶ働き方だったが、承認行為含めてどこでも場所を選ばず、請求書の処理ができるようになったのは大きい。
そして、鈴与グループ各社でも「BtoBプラットフォーム 請求書」を標準ツールと定め、グループ会社約140社間の請求は「BtoBプラットフォーム 請求書」に統一する動きが進んでいる。
・請求書の受領にも「BtoBプラットフォーム 請求書」を活用。月間約1万2000通のうち、40%の約4800通を電子帳簿保存法に対応したデジタルデータで受領
月に受け取る約1万2000通の請求書のうち、114社からの約4800通を「BtoBプラットフォーム 請求書」で受領している。
本社経理での主な業務は、原本と入力データの突合である。月初はその業務が中心になるのは以前と同じではあるものの、現在は売上原価管理システムで処理した金額を、各拠点で「BtoBプラットフォーム 請求書」に入力したデータで突合できるようになっているのが大きな変化である。
2024年1月から電子帳簿保存法(電帳法)の改正で電子取引のデータ保存が義務化された。「BtoBプラットフォーム 請求書」で受け取った請求書は電帳法に対応しているので特別な処理は不要であるし、PDFで受け取ったものは売上原価管理システム上でタイムスタンプを押している。紙で届く請求書は全体の中でかなり減っている。
■今後の展望
社会インフラを支える存在である物流業界を、報われる業界にしたいと思っている。地方に本社があると、首都圏に比べ優秀な人材を集める難しさはある。それだけに、徹底的にデジタル化し、やりがいのある仕事ができる、という魅力で、人が集まる会社を目指している。鈴与が先頭を切って、業界のDX、働き方の改革を牽引するという強い気持ちで、デジタル化に取り組み続けていきたい。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)