インフォマート、「びっくりドンキー」を全国展開するアレフが、各拠点で発行する月400枚の請求書をペーパーレス化

2024年6月7日 11:28

■請求書の承認・押印フローをすべてデジタル化し業務効率化

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート<2492>(東証プライム)は6月7日、株式会社アレフ(本社:北海道札幌市)による「BtoBプラットフォーム　請求書」の導入事例を公開した。(取材協力=経理部　部長、経理部　債権管理　担当者)

■導入理由・効果等

・「BtoBプラットフォーム　請求書」導入前の課題

　FC加盟社への請求書はびっくりドンキー店舗運営本部、観光事業関連の請求書は恵庭事業部等、請求内容によって発行する部門が分かれている。関係会社や従業員の立替経費等への発行も合わせると、請求書の発行は月に400件以上である。

　すべて紙で発行していた時は、部門ごとにシステムが異なり、書式もバラバラだった。各部門で作成した請求書は、経理の内容確認と社判の押印のためにすべて本社に集まるが、書式がバラバラだと確認作業も大変で、一枚一枚に手作業で押印するのは時間も手間もかかっていた。そして、離れた場所にある部門は、作成した請求書を本社に直接届け、押印が済んだら受け取りに、わざわざ2回足を運んでいた。また、発行件数が多い部門では、作成にも封入にも時間がかかり、経理での押印も含めると、請求書の作成から郵送で取引先に届くまで、かなりの日数を要するのも課題だった。

　発行した請求書は経理部でコピーし、控えとして保管していた。入金確認はその控えで行い、何百枚も綴じられたファイルから一枚一枚めくって作業していた。紙での保管は場所も必要で、その中から必要な書類を探すとなると、時間と手間がかかっていた。

■導入の決め手

・「BtoBプラットフォーム　請求書」を採用したポイントは2点

　まず、請求書の発行先には飲食店もあるため、食材の受発注システム「BtoBプラットフォーム　受発注」のフード業界での導入実績、及び認知度の高い点が、メリットになった。そして、シンプルで安価に始められるサービスだった点。他社製品と比べても、低コストで効率化ができそうだと感じた。

■導入効果

(1)請求書の発行後、取引先へ即日届き、郵送にかかっていた日数を削減

　現在は、対象としている請求書の約6割が「BtoBプラットフォーム　請求書」からの発行で、残りはオプション機能の「郵送代行サービス」を利用している。個別の対応が必要な少数の取引先を除き、発行する請求書に関しては、ペーパーレス化が進んだ。

　請求書の発行件数や明細が少ない部門は、基幹システムからのデータ取り込みではなく画面に入力して発行する。学習機能があるため、一度入力したものは毎回入力する必要がなくなり“楽になった”という声を聞いている。

　承認フロー自体は、紙で押印申請が回っていた時と同じであるが、すべて画面上で完結するので、各部門の担当者が本社まで請求書を届ける手間もなくなり、時間短縮が図れている。

　外販部の取引先70社のうち、約40社で、「BtoBプラットフォーム　請求書」での受け取りに賛同してもらっている。これまで請求書の発行後、到着まで2、3日かかっていたが、即日で確できるようになった。

(2)控え書類の保管コストを削減、キーワード検索機能の活用で業務効率化

　手間も場所も必要だった控え書類の保管が不要になった。これまで、必要な書類を探すには何百枚も手でめくる必要があった。今は、「BtoBプラットフォーム　請求書」で会社名や日付等のキーワードであるぐに検索でき、何かあった時に迅速に対応できる。

　以前は請求書の控えで行っていた入金確認も、発行済の請求書データと入金データの突合で行えるようになり、効率的になった。

■今後の展望

　部門ごとに販売管理システムが分かれている状態は続いているので、ゆくゆくは、会計システムとの連動や「BtoBプラットフォーム　請求書」を含めた他システムとのスムーズな連携のためにも販売管理システムを統一できればと思っている。

　また、受取側である取引先が、データで受け取った請求書をどう効率的に活用できるかも、考えていきたい。仕訳を作成できる機能等があるものの活用できず、受け取るだけの使い方になっている取引先もある。送りっぱなしにせず、お互いが効率化できるようフォローを考えていきたい。(情報提供:日本インタビュ新聞社・Media-IR 株式投資情報編集部)