会議の効率化で「紙媒体」はなくなるのか？ 依然高い利用率
2017年9月15日 11:40
日本の働き方を変えていこうという潮流、国を挙げての「働き方改革」が推進されている。日本の働き方は諸外国と比較してどのような課題があるのか。総務省が発表した「労働力調査」の労働に関する各国比較データを見ると、日本は先進国の中でもトップクラスに長時間労働の割合が高く、 生産性は低いという結果となり、労働時間だけでなく生産性にも課題があることが指摘されている。
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長時間労働の助長や生産性向上を妨げる要因の一つとして“非効率な会議や資料作成”が挙げられる。日本人は会議が好きだとよく言われるが、“会議の効率化”は業種や規模を問わずどの企業にもみられる課題である。会議時間が長い、会議の目標が曖昧、 明確な結論が出ない、必要のない会議への出席……。これらの改善で、会議は劇的に変わる。具体的な改善データが、googleが30社以上のパートナー企業と共に取り組んだ働き方改革トライアルの調査(woman will)によって明らかとなっている。
まず、会議におけるグランドルールを意識すると、会議への参加姿勢が変わり、会議に集中することがわかった。その中でも、アジェンダの事前周知は過半数の人が効果を感じたようだ。また、会議効率化の取り組みによって、業務全体の見直しにつながるという結果が、特に管理職や主任・係長相当に顕著にみられた。ペーパーレス化の潮流もすすんでいる。会議資料として「デジタル媒体」を使っている人たちの満足度は高く、今後も増加が予想されるが、今回の調査では職場での会議資料に「紙媒体」を使用しているという回答が6割を超え、依然高い支持率を得る結果となった。特に40代以降の社員には「紙媒体」人気が根強く、年長者に合わせて「紙媒体」を使用している職場も多いことなどから、まだまだ「紙媒体」の勢いは衰えないといえる。
一方で、「デジタル媒体」を今後も使い続けたいと感じている人も多い。現在の職場で「デジタル媒体」を使っている人たちに「会議資料はどちらを使いたいですか?」と聞くと、8割以上が「デジタル媒体」と回答。 使い方さえ慣れれば「手軽に情報を引き出せる」(40代男性)、「資料が不要になった後の処分が楽」(30代女性)などのメリットを感じているようだ。
今回の調査では、グランドルールの設定や ITツールの活用、ペーパーレス化などの取り組みを通じ会議にかかる時間とコストを把握・削減することで、会議の質向上に加え、業務全体の効率も高まるという結果が出た。今後は、効率化を念頭に資料媒体を使い分けるなど、それぞれのメリットを把握した上での主体的な会議の運営が求められる。(編集担当:久保田雄城)