効率的なメール管理に関する3つのアドバイス
2013年12月11日 20:52
これまで、電子メールについてはワークショップや講習会でかなりの時間を費やしてお話してきました。それには相応の理由があります。つまり、どのぐらい上手に受信箱を管理しているかに、自分のスケジュールをいかにコントロールできているか、そしてタイムマネジメントに対してどのぐらいしっかりと取り組んでいるかが表れるからです。
たとえていうなら、メールは天使の杖にも悪魔の杖にもなり得ます。そして、１日を最大限に活用するつもりなら、正しく使うことが大切なのです。そのことを考慮して、忙しくしているプロフェッショナルたちにぜひとも身につけてほしいメールに関する３つの習慣をご紹介しましょう。
■1. 片付いた受信箱で１日を始める。
毎日仕事が終わったら、受信箱に残っているメッセージがないようにして退社しましょう。
これは必ずしもすべてのプロジェクトを終わらせなければならないとか、あらゆる質問に返信しなければならないという意味ではありません。必要なものをファイルし、今後のためのメモを書き留め、ジャンクメールは全部片づけるということです。
なかには、長期プロジェクトや回答が求められているメール、ニュースレターなどの仕事に関係のない読み物やその他のカテゴリに分類するために、いくつかフォルダやタグを作成している人もいるかもしれません。注意しなければならないのは、たくさん作るのは構いませんが、必ずそれらを使うようにするということです。
この小さな習慣で生活が変わるかもしれません。というのも、片付いたきれいな受信箱を（特に朝一番に）目にすることで、メッセージを確認するときに感じるストレスや精神的緊張が大幅に減るはずだからです。
■2. 自分に合ったメール処理スケジュールを立てる
音声であれ視覚的なものであれ、メール着信アラートを使っていませんか。もしそうなら、つけっぱなしにすることは決してお勧めしません。なぜなら、他の仕事をしているときにアラートが出たら気が散ってしまうからです。
その代りに、1時間に1度から日に数回の割合で、メール処理のための時間を予定に組み入れましょう。そうすると邪魔されないようになるばかりか、一度に新しいメッセージ全部に対応することで以前より処理速度があがることでしょう。
しかし、来たメールにはすぐ返信する必要がありそうな上司やクライアントがいる場合はどうでしょうか。そのときは、ソフトウェアのメール設定のページで、その人物のためだけの特別なアラートを設定しましょう。
これはメールを一括処理することほど得策ではありませんが、それでもすべてのメールが着信するたびに邪魔されるよりかはましなはずです。
■3. メールアカウントを二つ以上もつ
仕事で主に使っているメールアドレスであなた宛てのメールをすべて受け取る必要はありません。別の無料アカウントを作り（GmailやYahooで用意できます）、買い物をする店などでニュースレターの配信登録を求められた場合にそのアドレスをあなたの連絡先として登録しましょう。
こうすれば、必要な宣伝広告や情報は得られながらも、そのアカウントをチェックするのは週一回かそこらでよいのです。