読まなければならないものを後回しにしていませんか？

2013年4月20日 22:14

　先週クライアントのひとりが次のように言いました。各部署の長たちの間で回覧しなければならない雑誌やニュースレターがあるときには、回覧リストの最後尾に自分の名前がくるようにしていると。

　そうすれば、読むのは時間が見つかったときでいいし、リストに載っている他の人たちを待たせているという気兼ねもすることがないと言うのです。しかし、その結果は当然ながら、読まなければならないものが溜まっていくことになります。

　毎日目にするキャビネットに大量の情報を山と置いておくのは、優先順位が決まっていて生産的な日々のルーティンを築こうとしている人には最良の方法とはいえません。

　その読み物の山は1日に何回もあなたの目に存在を訴え、読む時間を取らないことに対して罪悪感を生じさせます。たとえ、最後に読むから時間的プレッシャーを感じる必要がないとしてもそうです。

　後れを取り戻すためには、読む時間をスケジュールに入れなければなりません。私がこのクライアントに、1週間のスケジュールのどこかに1時間予定を空けて、その時間に紙版であれ電子版であれ期限はないけれども読まなければならない重要なものを読むことにしたらどうかと提案しました。

　クライアントとのこの話をしたのと同じ週に、同業者のアビー・マークス・ビール(www.thecorporateeducator.com)からあるコツを教えてもらいました。読まなければならないものを共有するというやり方です。

　グループ内で読み物を分担して各個人で読み、週決めの会議でその内容を話し合ったりメールで要約した内容をメンバーに配布したりするのです。

　あなたも遅れを取り戻そうと苦労している人のひとりですか。もしそうだったら、同様の葛藤を抱えている人が同じグループにいませんか。この機会に読まなければならないのに読んでいないものを減らすルーティンを作ってみてください。これは効果的なタイムマネジメントのテクニックのひとつでもあります。