電子ファイルを管理する簡単なコツ
2012年12月13日 22:30
ファイリングに際して紙を扱うことが減ってきたからといって、よいファイリングシステムが必要なくなったわけではありません。
今では紙をとじるファイルに代わって電子ファイルで保存されていて、これまた素早く検索するには整理されていなければならないのです。そこで、電子ファイルを効率的に管理するのに本当に役立つ簡単なコツをいくつかご紹介します。
■すべてのドキュメントを一ヶ所に保存する
ドキュメントは一ヶ所――できればマイドキュメント／ドキュメントフォルダ――に保存します。あらゆるテキストファイル、スプレッドシート、プレゼンテーション資料をひとつのメインフォルダに入れるようにしましょう。
■サブフォルダを作る
マイドキュメントはクローゼットのようなもので、入れておくものを分類したり整えたりするのにいくつもの引き出しや区分が必要になります。
サブフォルダを作るのはクローゼットに引き出しをつけるようなものです。サブフォルダを作ったら、見てすぐ意味のわかる名前をつけます。
たとえば、メインフォルダが“レポート”という名前だったら、サブフォルダには素早く検索できるように“2010”、“2011”、“2012”とつけましょう。これらのサブフォルダ内にさらにサブフォルダを作成してもよいでしょう。
■一貫したファイル名をつける
いったんフォルダの名前を日付で表すことにしたら、以降に作成するフォルダ名も日付に統一します。その中のすべてのファイルがある特定のプロジェクトに関するものだった場合には、全部のファイル名の先頭にプロジェクト名やイニシャルをつけましょう。
■詳しいラベルをつける
ファイル名は、具体的なものでなくてはならず、開かなくてもそれが何であるかがわかるように内容等に関連性のあるものでなければなりません。たとえば、10月2日にABC社に送ったインボイスがあったとしたら、ファイル名は“インボイス1012abc”とすることができるでしょう。“インボイス”のような総称的な名前しかつけなければ、次に必要になったときに捜して使うのが非常に難しくなります。上記のように、そういった言葉のあとに一貫性を保ちつつ詳細な記述を加えるとよいでしょう。
■適切な場所に作成、保存する
ファイルを作ったら、簡単にアクセスできるようにとりあえずデスクトップに保存しようとするのはやめましょう。作成したその時に適切な場所を決めて保存する習慣をつけたが賢明です。
そうでなければデスクトップが雑然としてしまい、あとで片づけなければならない仕事がひとつ増えてしまうからです。自分のファイリングシステムを信頼しているなら、必ず捜しだせるかどうか心配してデスクトップに保存しておく必要はありません。
■使用頻度で保存場所を調整する
頻繁に使うファイルがいくつかある場合、それらをフォルダ内の上のほうに表示されるようにしましょう。アスタリスクやその他のマークを名前に付け加えると他のファイルより上に表示されます。そうしたファイルを定期的に使うことがなくなったら、アルファベット順に並べられるようマークを取りましょう。
■定期的に不要なファイルを削除する
年に一度、ファイルをきちんと整理する機会を作ります。そのとき、もう関係のなくなったものは削除しましょう。
■バックアップをとる
すべてのファイルのバックアップを定期的に作成するようにしましょう。バックアップの保存先はローカルストレージでもいいし、自動オンラインプロセスを介して保存してもいいでしょう。
ビジネス文書を整理して置くのは成功への足掛かりです。Windowsのシステムには強力なファイル検索機能がありますが、ファイル名があまりにも総称的だった場合にはうまく使いこなすことができないからです。
本稿はThe Office Providers のオーナーのひとり、Lewis Edward氏に提供されたアイデアを基にまとめたものです。