時間管理を効果的に行う8つコツ
2012年9月13日 21:24
しなければならない仕事がたくさんあって、それを全部やり終えるための十分な時間がないと嘆く人が周りにたくさんいませんか？また、同じ人がささいなことに時間を浪費するのを目にすることはありませんか？
歳月人を待たずとはよく言ったものですが、もしあなたが有能な管理者かつ優れた実行者だったら、逆に時間を負かす方法があるのです。
時間はだれにとっても最も重要なものですが、二つ以上の役割を同時にこなすタイプの人にとってはなおさらです。
いつも時間に遅れたり予定がずれ込んだりする人、あるいは、何が何でも終わらせなければならないことをするための時間がどうしてもとれそうにない人、そういう方たちのために、長年かけてその効果が実証されているコツを使ってよりうまく時間を管理する道に自分を導く方法をご紹介します。
■時間をつくる
賢明な人であれば、どこからともなく時間をつくりだすことができるでしょう。簡単なことです。いつもより三十分早く起きて三十分遅く寝るだけです。そうすればその一時間でたくさんのことができるはずです。
■仕事の優先順位をつける
仕事に忙殺されていたら、その日にしなければならないことすべてをリストに書き出しましょう。そして、その重要性に従って優先順位をつけます。これ以上は絶対に遅らせることはできない仕事から本腰を入れて取り掛かり、他の優先度が高い仕事が終わったら残りのものに取り組むようにしましょう。
■人に任す
あなたがスーパーマン／スーパーウーマンになって自分の仕事は全部自分でしなければならない、という決まりはありません。他の人でもできる仕事やあなた独自のスキルを必要としない仕事は人に任せましょう。そうすれば、あなたの仕事を実行するために残される時間に驚くことでしょう。
■予定をたてる
その日あなたが抱えている仕事を、それぞれの作業にかかるだろうと予想される時間によって計画を立てましょう。仕事ごとにいったん小さな締め切りを設定し、その日にしなければならないことすべての最終締め切りを一つ決めます。
■予定に従う
予定を組むことの一番難しい点はそれに従うことです。しかしこの部分を除いたら、予定を立てる意味はまったくありません。まず自分で決めた小さな締め切りを守ることに集中し、もし何らかの理由で守れなかったら、失った時間を補うために次の仕事の作業速度を上げましょう。
■一分一秒を賢く使う
自分で決めた締め切りを守り続けるために、一分一秒を賢く使い、時間の浪費を避けなければなりません。
■中断される時間を考慮にいれておく
予定を組んで締め切りを決めるときは、ある程度わかっている気晴らしのための時間や中断を余儀なくされる時間を織り込みます。
電話がかかってくることもあれば、同僚が頼みごとや挨拶のために立ち寄って仕事が中断されることもあるでしょうし、子供が注目を集めたがって邪魔をしてくることもあるでしょう。
こういったあなたの注意をそらすことのために充てる時間をとっておきさえすれば、締切りを守ることは簡単なことです。
■時間の無駄になっている行動を特定する
人が貴重な時間を無駄にする行動は、人それぞれです。たとえば、私は調査の途中で調べているものとは関係のないウェブサイトにふらふらと入り込み、そこで自分の興味を引く何かを見つけたらぐずぐずと時間を過ごしてしまう傾向があります。
この種の脱線が、予定を守れず、重要な仕事を遅らせることになるほとんどの理由だということを知っておいて、用心する必要があります。
今回の内容は online college degree programsに関する執筆をしているHolly McCarthy氏によるゲスト投稿です。McCarthy氏は、最高のタイムマネジメントについてのご自身の考えを共有したいと申し出てくれました。