[仕事術]一日を最大限活用するには？

2012年8月29日 23:40

　予定表の時間を区切って活動をグループ分けすることでよりたくさんの仕事を終わらせることはタイムマネジメントのスキルの一つで、今回のゲスト寄稿者Diego Norte氏も利用しています。

　氏の経験は弊社のタイムマネジメントセミナーで筆者が概説したコンセプトと非常に多く結びついています。それは個人的なものですが、タイムマネジメントの方策を用いたその経験はここにご紹介するに値すると思います。

　顧客を指導しているとたくさんの人が次のように文句を言います。「全部をその日のうちに済ませられるとは思えません。しなければならないことを全部するための十分な時間がないんです」と。

　こういった顧客はいつも苛立っていて、書類の作製やマーケティング、あるいは何かしら仕事のことで遅れが出ているのです。

　そういった人たちの予定を点検してみると、たいてい次にあげる二つのうちの一つが起こっていることがわかります。日中走り回ってばかりいて定期的に“オフィスアワー”（机に向かって業務をする時間）を設けていないか、自らのキャリアや収入に実は大した違いをもたらさないことばかりしているか、どちらかです。

　自分のスケジュールを見てください。オフィスの外でどれだけ時間を過ごしていますか。そのうちいくらかは時間をうまく活用できていることでしょう。しかし、車の中で過ごす時間――目的地までの行き帰りに費やされる時間がどれだけあるでしょうか。

　この運転している時間はどんどん足していくことができ、かなりの速さであなたの一日を使いつくしてしまうでしょう。その上、道中の時間は給料に反映されません。

　できるだけたくさんの仕事がインターネットか電話でできるようにスケジュールを組んでください。グループで集うのに最適な方法はテレビ会議です。またはオンラインセミナーを実施するのもいいでしょう。

　たとえ毎日数時間オフィスを出なければならないとしても、必ずオフィスアワーを作るようにしましょう。その時間にはオフィスにいて、どんな仕事にも付き物の書類作成や事務作業をすることにします。

　次に、もし毎週日曜の夜か月曜の朝（私はこちらをお勧めします）にマーケティング計画を作成するのなら、計画にある行動予定についてよく考えてみてください。それらのうち本当に重要なのはいくつあるでしょうか。中には単にあなたを“忙しくさせる仕事”もありませんか。

　もしそうなら、キャリアや収入に重要な影響を与える活動のためにその週の時間をさらに割り当てられるように、“忙しくさせる仕事”は取りやめにしましょう。

　あなたの時間を無駄にしている一番大きな習慣は、メールのチェックとネット検索です。毎日ある一定の時間をこれらのことをするためにとっておきましょう。そしてこの時間にしかしないようにするのです。

　それから、特定の仕事をする日を別に設けておきます。日中あまりにもたくさんオフィスを空けると書類仕事にじっくりと取り組む時間をとるのが難しいのです。

　そういうわけで、私は社外での約束はすべて、1週間に1日か2日、同じ日に予定を組むようにしています。そうすると、オフィスを留守にするのはこの1日、2日だけになります。

　毎日社外に出たい場合は、約束は全部午前中に予定して午後はオフィスアワーに設定するといいでしょう。午前と午後で内容を逆にすることも可能です。これで終日社内外を行ったり来たりすることはなくなり、1日のうちある一定の時間だけ外出すればよくなります。

　毎日時間を最大限活用すれば、仕事でしなければならないことは本当にすべてできるのです。どうか、ためしてみてください！