[仕事術]一日の時間の使い方を再チェック
2012年6月7日 22:20
人は皆忙しく、夜遅くまで休むことなくコツコツ働いています。それなのに何もできなかったと感じることがよくあります。どうしていつもそんなに忙しく、その上したいと思っていることができないのでしょうか。
もし、あなたが「もう一日／一週間が終わり？」と思うことがよくあるなら、その原因である可能性が非常に高い行動がふたつあるので、自分がそうしていないかどうか自らの働き方と照らし合わせてみてください。
1.インターネットや電子メールのやり取りに終始しているか、それで脱線している。
2.ひとつの仕事から他のことへ行ったり来たりしながら複数のことを同時にやって全部なんとかしようとしている。
まず1番目についてですが、アメリカでは非常に多くの職場で仕事の貴重な時間が失われています。2007年、Salary.com によって職場での時間が約20％浪費されていることがわかりました。取材を受けた人のうち34％は集中できない最大の原因はインターネットにあると答えています。そのときから見ると、現在この数値は確実に増えていると思われます。
2番目はどうでしょうか。この場合は、複数のことを同時にうまくやり遂げる努力を最大限し、そうできると主張しているにもかかわらず、効果的にやり遂げることができていません。同時にふたつのことをすると、ひとつのことだけに集中してする時より終わるまでにもっと時間がかかり、さらに両方とも完璧にはできないでしょう。
一日にもっと仕事を終わらせたいと本気で思っていたら、時間を管理するのに役立つプログラムをいくつがご紹介しましょう。
・RescueTime Pro は、時間を知らせるだけでなく使用者がパソコンで何をしているかもモニターします。そしてアプリケーションやウェブサイトを利用した正確な時間をグラフにして見ることができます。
・Klok では、その日の仕事を設定し、そうすることで開始時間と終了時間を知らせてくれます。このプログラムの良いところは、自分の予定と現実がいかに合っていないかわかることです。その上、最初に予定を入れるということはその日の行動計画があることを意味します。
・ManicTime はパソコンの使用時間を追跡し、電源はついていても使われていない時間を割り出すと同時に各アプリケーションで費やされた時間をパーセントで表した概要を出します。これによって、自分がどのぐらい「プチ休憩」を取っているかがわかります。
いずれのプログラムも、自分が複数のことを同時にやり過ぎているのか、あるいは、あまり集中できていないのかを知るのに役立つはずです。それから、より上手にタイムマネジメントをするために必要な調整ができるでしょう。
・どのぐらいのスピードで作業から作業へ移っていますか。
・あなたの一日の計画は、実際の行動と照らし合わせた場合、正確に立てられていますか。
・非効率的な仕事上の習慣のせいで一日のうち20％も無駄にするのを止めるために何ができますか。