[仕事術]自滅メール
2012年5月11日 22:23
「自滅メール」――どんなメールを思い浮かべましたか。自分が書いた内容に判断ミスがあったためにトラブルが発生し、墓穴を掘る原因となったメールでしょうか。これからお伝えしたいのはそういうメールではありません。
皆さんは、映画『ミッション：インポッシブル』の中でテープに録音された指令をエージェントが聞いたら、その場で自動的に自爆するテープがあるのをご存知でしょうか。これは、そのテープのようなメールという意味です。
現在、業務上のやりとりにメールが使われるのは一般的ですが、そこには主な問題がふたつあります。
・メールでのやり取りは何であれ、訴訟に発展する可能性がある。
・個人的なメッセージが宛先として不適切な人に転送される恐れがある。
このことに関連して、VaporStream という会社から、個人的に記された会話の保護を念頭に置いた解決法が提供されています。VaporStreamのソフトウェアは、パソコンあるいはスマートフォンに対応していますが、これを利用してメッセージを送ると、送信者の機器からそのメッセージが即、消去されるようになっています。また、そのメッセージは、受信者が読んだらすぐ、受信者側の機器からも消去されるようになっているのです。
確かに、紙に記録を残しておきたいと思うことはよくあるでしょう。しかし、ビジネスの場ではアイデアが行ったり来たりする場面がよくあり、人は記録に残したがりません。個人的に電話をかけると何度もやり取りする手間がはぶけて問題も解決するかもしれませんが、あなたはいつでもプライバシーが守られる状況にいるわけではないのです。
守秘義務が問題になるとき、特にお金や健康に関することでメールのやり取りをする場合に、VaporStreamは利用する価値があります。これを使うことで、あなたの慎重さを顧客に保証することができるはずです。
問題となりうるもう一つの状況は、重要性はまったくないながら会社のサーバーに保存されているあらゆるメールに関係があります。IT部門は常にメールの受信箱とファイルストレージ（ファイルの記憶場所）を管理できるレベルに保とうとしていますが、他の従業員たちはちょっと立ち止まってそれらの価値のなくなったメールを消去しよう、とはしないのです。
日々のメッセージ処理の流れについていけなくなったとき、VaporStreamのソフトウェアがあれば、役に立つかもしれません。