[仕事術]2人のリーダーから学ぶ会議時間の短縮法
2012年4月3日 20:33
週に1回行われる恐怖の会議がだらだらと長引いています……予定では1時間で終わるはずが、今では2時間が過ぎ、大した成果は上げられていません。こうした状況が皆さんの周りで起こっているなら、時間を最も生産的に使っているのか問いかけみる必要がありあそうです。
長時間にわたるミーティングで身動きが取れなくなったら、次にあげる二人のリーダーが用いた方法を検討してみてください。
・ニューヨークのブルームバーグ市長――市役所内の会議室すべてにカウントアップ時計を設置しました。会議が始まると、時計は時を刻み始め、経過した時間を表示します。 経過した時間を表示させるだけで、会議にかかる時間が20％削減されました。
・ブッシュ大統領の下、湾岸戦争で後方支援部隊を指揮したパゴニス将軍――55万人の部隊およびその装備と補給品のすべてを移動させる責任を負い、毎日朝礼を開いて、すべての隊の代表者に出席を命じました。時間はきっちりと決められており、8時から8時半まで、出席者は皆起立のこと。発言者は普段より早口で話しました。ほかの出席者が身じろぎすると、発言者は自分が脱線したことに気が付いたものです。
もうひとつ、役に立つかもしれない計時用品があります。TIM（「Time Is Money：時は金なり」）と呼ばれる時計で、出席者の人数を入力すると、自給を試算するのです。これで、その会議で会社にどのぐらいコストがかかっているかわかります。
ときには、ただ意識するだけで、会社の生産性水準を上げ、タイムマネジメントのスキルを向上させる成果がもたらされることもあるでしょう。