[仕事術]先延ばしグセを克服する：なぜ先延ばしにしてしまうのか、どうやってクセを変えるか？
2011年12月19日 18:04
突然ですが、この記事を読まれている皆さんは、次のいずれかに合致するでしょうか？
・重要な仕事をよく先延ばしにしまう
・管理能力があり、“すぐやる”性格だが、先延ばしグセのある人と一緒に仕事をしなければならない
自分の先延ばしグセを克服するのも難しいことですが、“すぐやる”人が先延ばしグセのある人と一緒に仕事をするのはさらに難しいことです。“すぐやる”人は、他の人がなぜずっと行き詰っているのかをなかなか理解できないものです。先延ばしグセのある人に「さあ始めよう」とか「ただやればいいじゃないか」と注意しても、さしたる効果は期待できません。
どうすれば先延ばしグセのある人をアシストできるのでしょうか？有効な解決策への第一歩は、行動を遅らせている根本的な原因を発見することです。
以下にまとめたのは、行動を遅らせる代表的な要因と、それぞれの要因への対処法です。
1.興味・関心が薄い
自分の優先順位と先延ばしグセのある人の優先順位が一致していなければ、なぜ重要なのか、実行しなかった場合にどのような結果になってしまうのかを説明しましょう。
2.時間の見積もりが甘い
先延ばしグセのある人に、仕事にかかる時間を低く見積もって、期日までに完成できない傾向があれば、デッドラインから逆算していつからスタートしなければならないかを割り出す方法を教えましょう。
3.完璧主義
完璧な仕上がりを求め過ぎて仕事を遅らせてしまう場合は、「もし～だったら」というシナリオを使います。仕上がりの度合いとそれに応じた結果の想定を何パターンか出してみて、許容範囲となる仕上がりの度合いがどの程度か認識できるようにしましょう。
4.失敗への不安
先延ばしグセのある人が失敗を恐れていると思われる場合は、そうした感情を持つのは自然なことだと理解できるように手伝います。自分自身が持っている恐れを打ち明けるのも良い方法です。
5.仕事への理解不足
先延ばしグセのある人が、自分の役割として何を期待されているのかがはっきりと分かっていないようであれば、周囲の関係者から説明を受けるようにすすめ、成果を出すために何が必要とされているのかを完全に理解できるようにしましょう。
6.未知の事柄に対する恐れ
新しい事を恐れることも逃避行動の要因となります。先延ばしグセのある人が過去に達成したことを思い出してもらい、新しい事を攻略するのは刺激的で報いも大きいということを意識できるようにしましょう。
さらに、以下のティップスも先延ばしグセの克服に有効です。
○仮想のデッドラインを設定する
重要な仕事の場合は、締め切りを前倒しで設定します。
○一度に一つの仕事だけする
一度にあまりにも多くのことをやろうとすると、身動きが取れなくなって結局何も出来ずに先延ばしにしてしまいます。
○仕事が完了しなかった場合の結果を明確に理解しておく
もし仕事が完了しなければどういう結果が待っているのか、全員が知っておくようにしましょう。
○報酬を用意する
仕事が早く片付けば、結局自由時間が増えます。また、楽しい活動などを用意して、勤勉に仕事に取り組むことを奨励しましょう。
○外部の助けを借りる
先延ばしグセのある人の仕事を引き継いだりアシストできる人を雇いましょう。他人の存在があれば、先延ばししにくくなります。
今がどんな時期であっても、すぐに事を進めていけるように計画を始めましょう。自分のためであっても、他の社員のためであっても、これまで先延ばしにされていた仕事のリストに果敢に取り組んでいくことは、ストレスを大きく減らしてくれるはずです。