デジタル時代を紙で生き抜く

　経費削減の現代においてさえ、生産性をさらに向上させるために、どんなソフトウェアやテクノロジーに投資するのが最適か判断していかなければなりません。

　IT企業はこれに期待していて、米マイクロソフトは、自社のソフトウェアが昨今の厳しい時世の中でコスト削減に役に立つと企業に納得させるキャンペーンに150万ドルを投じています。

　自身のオフィスをより効率的かつ効果的に整理できるものがあるなら投資を諦めないほうがいいですが、しかし同時に、最近出てきた機器やソフトウェアに見られる今までにない特性に惑わされてはいけません。何かに投資する前に、下の問いを自分に尋ねてみましょう。

　追加された機能を本当に使うか。
　それを使うことで生産性が飛躍的に向上するか。
　使いこなせるようになるまでどのぐらいかかるか。

　デジタル時代やペーパーレス社会について何度耳にしようとも、スマートフォンや付箋ツール、アウトルックの機能に対する紙利用の容易さや生産性を見過ごしてはいけません。筆者主催のタイムマネジメントのトレーニング集会では、個人に合った最適のタイムマネジメントの道具を見極めるために両方の可能性を検討します。

　実際、紙が再び利用されるようになってきていることが研究や小売り結果からわかっています。米ゼロックスのAnne Mulcahy が注目しているのは、紙の利用が過去30年間で堅実に増えている中、その増加を殊に後押ししているのが電子メールの印刷だということです。

　それでは、パソコンのソフトウェアより紙をもとにした予定管理ツールを使うとメリットを得るのはどんな人でしょうか。

　・目で見ると同時に触ってものを考えるタイプの人。書いて見ることが情報の記憶を促進するため。
　・パソコンやアプリをクリックしたりタイピングしたりするより手早くメモを取るのを好む人。
　・メモタイプのデイリー・アクション・システムを使うと、今後の活動予定を手早く書き記すことができる人。
　・紙製の年間カレンダーを開いて見返すと、より早く判断が下せると感じる人。

　紙にするかソフトウェアにするか、どちらを選んでも良し悪しがあります。ほとんどの人が機能によって使い分けているはずです。

　新しい物事を気軽に受け入れられることは良いことですが、それと同時に、全般的な経費削減が最優先事項になっているときには、イノベーションによって簡単に惑わされないことも必要です。