[仕事術]生産的なメールの構成と処理方法

　常識的なやり方で電子メールを利用していたら、生産性は飛躍的に上がり、その結果利益も上がるはずです。デボラ・ハミルトンのレポート“Top Ten Email Blunders That Cost Companies Money”（会社に金がかかるメールの失敗トップ10）によると、メールの間違いによってかかると推定される経費は、従業員数が100人の企業で年間42万ドルです。

　メールは単純であるにもかかわらず、人はしょっちゅう大急ぎで終わらせようとして基本的なことを忘れてしまうのです。メールを生産的に利用するには、重要な点がふたつあります。

A. 構成
B. 処理の仕方

A. 構成
　メールの構成を3つの点に分けて考えてみましょう。
　1. 件名
　2. 本文
　3. 語調

1. 件名
　ここは電報を打つつもりで書いてください。英語だと6～8ワード以内。それでどれだけ多くの情報が伝えられるでしょうか。何か行動を求める場合には、ここでそのことを言及しましょう。（たとえば、“I need figures from you by 3 p.m.”[午後3時までにデータ資料提出のこと]のように。）返信メールの本文中で話題を変えたときには、件名も変えて返しましょう。

2. 本文
　全体的に短く、けれども必要なことははっきり書きましょう。返信をしてもらわなくていい場合には、「ご返事はけっこうです」とか、何かを依頼したときには先にお礼を言っておく意味合いでも「それでは、どうぞよろしくお願いします」とかのように書いておくといいでしょう。こうすることで、「了解です」とだけ書いてあるような返信メールでインボックスをいっぱいにすることも減らせるでしょう。

3. 語調
　送信ボタンを押す前に自分のメールを読み直しましょう。そして「お願いします」や「ありがとうございます」のような、ちょっとした気配り言葉を付け加えるといいでしょう。そうでなければ、視覚や聴覚に訴えてあなたの意図を伝える余分な手段がないため、そのままの文章だとそっけなく感じられるかもしれません。

B. 処理の仕方
　メールで邪魔されないように、メール処理にかける時間をまとめて作りましょう。理想を言えば、1日に2回です。必要があると感じれば、職場に到着したときにインボックスをチェックして緊急事案がないかどうか確かめましょう。それから、予定していたメール処理の時間までほかの仕事をします。

　メール処理は日に2～3回というのが業務上現実的ではなかったら、1時間ごとにチェックして緊急の用件を見過ごしていないか確認するといいでしょう。突発事態が起こってなければ、続きはまとめてとってある時間まで待ってからしましょう。

　一日を通して複数のことを同時にする代わりに、ひとつひとつの物事を一定の時間内に取り組むようにすると、最大で4倍生産的になるはずです。というのは、浪費されていた時間は、いくつもの活動のあいだを行ったり来たりすることから生み出されていたからです。