[仕事術]職場の生産性を向上させるタイムマネジメントの3つのコツ

　人は、時間を管理する天才である必要はありません。むしろ天才だったら、時間を管理する方法をおそらく知らないのではないでしょうか。というのも、天才は人並外れた傾向があり、常に行き当たりばったりで型にはまらず、一つのことに専心し、情熱のおもむくところに集中するあまり、複数のことを効率的にこなすことが苦手だからです。

　ですから、時間を効率的に管理しようとしているのなら、 天才でなくて幸運だったと考えてください。むしろ、一時間余分にひねり出したいときや、ほとんど余裕のない時間の中にもう少しだけ仕事を押し込みたいときに成果をあげるのは、昔ながらにうまく計画を立てることなのです。そこで、職場だけでなくほかの場面でも、生産性が必ず上がるタイムマネジメントのコツをいくつかご紹介しましょう。

■効果的に準備をすることは物事を半分やり終えたことになる
　私の母はかろうじて高校を卒業しただけですが、私が今までに出会った中でもっとも効果的に時間を管理することができる人の一人です。母は時計のように規則正しく家を切り盛りします。料理、掃除、洗濯、雑用、そして私たち子供と甘やかされることになれた父の世話など、もっとも能力のあるCEOですら途方に暮れてしまうだろうことをいとも簡単にしてしまうのです。

　混乱状態の中で母が持ちこたえられているのは、前もって準備をするからです。母は前の晩に、次の日の家事や料理のメニュー、自分が終わらせたいと思っていることのリスト作っておきます。こういった仕事のための準備を、それを実際にしなければならないときよりもずっと前にしておくのです。

　料理を作ることを例にとれば、レンジにフライパンを置く前に、すべての材料を切って調理台に用意しておきます。こうすることで、やるべきことを単純で簡単にやり終えることができるのです。母から学んだもっとも大事な教訓は、効果的に準備ができると仕事は半分終わったようなものだということです。

■パニックは局面を悪くするだけ。
　計画がどんなによくても、人生は不確実なもので、物事がうまく行かなくなることもあります。一時的な障害は代替策で解決できるでしょうが、 厄介なものもあって、特に頭上にぼんやりと光る期限がある場合にはパニック状態に陥ってしまうかもしれません。パニックになると、正確な判断ができなくなり、手痛いミスを犯す危険が大きくなるので、そうならないよう自分をコントロールしておかなければなりません。

　長い年月を経て危機的状況に慣れた人もいますが、そうでない人は、危機的状況において自分をコントロールし、緊張感やパニックを抑えることをはっきりと学ぶ必要がある人もいます。時間通りに物事をやり終えたかったら、パニックを食い止め、じっくり考えるようにしましょう。

■確固とした歩みは優れた才能の閃きより価値がある
　どんな職場でも、着々と、けれどもゆっくりと仕事をする人がいる一方で、短期間で非常に高い生産性を上げることを期待して仕事をする人がいます。後者のほうがより魅力的で人の注意を引きますが、ちょっと自信過剰になりがちで、面倒なことになることもあるでしょう。そして、物事を無期限に先延ばしし、何をするはずだったかわからなくなります。

　長い目で見て生産性を向上させようとしているときは、最終的にはゆっくりと着実な者が競争に勝つ――急がば回れです。むしろ、粘り強くあろうとすると、一分一秒が報われるように与えられた時間を無駄にせず、時間を効率的に管理し、生産性を向上させるられるのです。

　今回の内容はonline degreesに関する執筆をされているAnna Miller氏によるゲスト投稿です。