[仕事術]厳しい期限を守るための5つのステップ

　切羽詰った状態で仕事をするのは大変です。ぎりぎりまでプロジェクトに取り掛かるのを先送りしていたからか、山のように仕事を押し付けられたからか、いずれにしろ、急き立てられて仕事をする場面があると思います。

　しかし、切羽詰った原因はどうあれ、締切りに間に合わせられるようにタイムマネジメント（時間管理）のスキルを磨いておくと、キャリアに大いに役立てられるでしょう。――上司や重役は、予定どおりに仕事を終えられる部下を好みます。ですから、たいていの場合、物事を素早く整理して実行できるチームメンバーが昇進するのです。

　そのことを念頭に置きながら、厳しい期限がある中で素晴らしい仕事をするための5つのヒントをご紹介したいと思います。

1. 仕事場を整頓する
　急いで大きな成果を上げなければならないときにまずすることは、集中できる環境を準備することです。つまり、精神的かつ物理的に余裕を持つことです。何物にも邪魔されないように仕事場を片づけてみてください。そして同時に、頭の中から他のことに関する考えや問題をできるだけ追い払って下さい。気が散るとわかっているものは遠ざけてください。もし他に何か気になることがあるのなら、メモしておいて、あとで考えるようにしましょう。よそ見をしてはいけません。

2. ターゲットを正確に把握する。
　これは、どの仕事にも当てはまるよいアドバイスですが、ことに切羽詰っている時には重要な意味を持ちます。取り掛かるまえに、期待されていることをきちんと把握して、 正確な期限を確認してください。そうでなければ、見当違いの方向で何時間も無駄にしてしまうかもしれません。

3. 頭を整理する
　ストレスにさらされていると、物事にいきなり飛びつき「とにかくやってしまおう」となりがちです。しかし、それは大きな間違いです。時間を最大限活用するために、ちょっと――たとえほんの数分であっても――時間を取って、関連する作業やデータのすべてを整理してみてください。ほんのちょっと時間をかけてどこから始めるべきか見当をつけるだけで、かなりの手間があとで省けるでしょう。

4. 夜遅くより朝早くがお得
　たいていの人は「徹夜」を経験したことがあると思います。けれども、これは非生産的です。ほとんどの場合、いくらか睡眠を取って早起きし、プロジェクトを終わらせるようにしたほうが、深夜まで起きていて元気を保とうとするより、かえっていいのです。

　それに、いずれせよ、よいアイデアやひらめきの多くは、目の前にある仕事についてまともに考えていないときに思いつくものです。ですから、気兼ねしないで睡眠をとり、あるいは一休みして、頭を休ませてください。急いでいるときに取り組んでいることから離れるのは難しいものですが、結局は作業の進行を速めることになるでしょう。

5. 次のアクションに移るときを心得る。
　急いで仕事をするにあたって最大の難関となるのは、完璧にやりたいという衝動と戦うことです。最高の仕事をしたいと思うのは、少しも悪いことではありません。しかし、もしそれでほかのことが終わらせられないのなら、そして場合によっては次にやらなければならないことがさらに切羽詰ったことになるのなら、 自分で自分の足を引っ張っていることになります。

　よい仕事をし、プロジェクトは完了させ、そして次の仕事に移る……その習慣をつけましょう。いつも簡単にいくわけではありませんが、たいていの場合、これが一番よいのです。